Αυτοματοποίηση τιμολόγησης και myDATA
Συνδέουμε πωλήσεις, e-shop ή ταμείο με το λογιστικό σου ώστε τα παραστατικά να κόβονται και να διαβιβάζονται στο myDATA χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση.
Το πρόβλημα
Στο τέλος κάθε μήνα το λογιστήριο κάθεται να «κλείσει» τα τιμολόγια που έμειναν πίσω. Οι πωλήσεις έγιναν εβδομάδες πριν, αλλά κάποιος πρέπει πρώτα να τις μαζέψει από το πρόγραμμα παραγγελιών ή το e-shop, να τις ξαναπεράσει μία μία στο λογιστικό πρόγραμμα, και μετά να επιβεβαιώσει ότι διαβιβάστηκαν σωστά στην ΑΑΔΕ μέσω myDATA. Σε αυτό το ενδιάμεσο βήμα χάνονται γραμμές, αλλάζει αριθμός ΦΠΑ κατά λάθος, ή μια παραγγελία καταχωρείται δύο φορές. Όταν έρθει η αντιπαραβολή, εμφανίζονται αποκλίσεις ανάμεσα σε αυτά που δήλωσε η επιχείρηση και σε αυτά που βλέπει η ΑΑΔΕ, και ο λογιστής ξοδεύει μέρες να βρει ποιο παραστατικό λείπει ή ποιο καταχωρήθηκε λάθος. Οι αποκλίσεις αυτές δεν είναι απλώς γραφειοκρατία — καθυστερούν την έκπτωση ΦΠΑ, δημιουργούν κίνδυνο προστίμου, και σε ορισμένες περιπτώσεις μπλοκάρουν τη διαβίβαση επόμενων παραστατικών μέχρι να διορθωθεί το προηγούμενο. Οι μικρές επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο μικρών πωλήσεων — e-shop, εστίαση, λιανική — είναι αυτές που πονάνε περισσότερο, γιατί ο όγκος καταχωρήσεων είναι μεγάλος και ο χρόνος του λογιστή περιορισμένος. Ο ιδιοκτήτης το μαθαίνει συνήθως όταν ο λογιστής τηλεφωνεί λέγοντας «κάτι δεν βγαίνει στο myDATA» — δηλαδή αφού το πρόβλημα έχει ήδη συσσωρευτεί.
Τι χτίζουμε
Συνδέουμε το σημείο όπου γεννιέται η πώληση — e-shop, ταμειακή μηχανή, πρόγραμμα παραγγελιών — απευθείας με το λογιστικό πρόγραμμα ή με το πρόγραμμα έκδοσης παραστατικών που ήδη χρησιμοποιεί ο λογιστής σου. Κάθε ολοκληρωμένη πώληση δημιουργεί αυτόματα το αντίστοιχο παραστατικό με τα σωστά στοιχεία — πελάτη, ΦΠΑ, κωδικό είδους — χωρίς κάποιος να το ξαναγράφει με το χέρι. Η διαβίβαση στο myDATA γίνεται μέσω του παρόχου που ήδη χρησιμοποιείς, όχι μέσω παράκαμψης της ΑΑΔΕ, οπότε η νομική ευθύνη και η ροή παραμένουν εκεί που πρέπει. Πριν ενεργοποιήσουμε τη ροή σε πλήρη κλίμακα, τη δοκιμάζουμε παράλληλα με τον χειροκίνητο τρόπο για δύο έως τρεις εβδομάδες, ελέγχοντας γραμμή προς γραμμή ότι τα ποσά και οι κατηγορίες ΦΠΑ συμφωνούν. Στήνουμε επίσης έλεγχο αντιπαραβολής που ειδοποιεί αυτόματα αν κάποιο παραστατικό δεν διαβιβάστηκε ή αν υπάρχει απόκλιση, ώστε να διορθώνεται μέσα στη μέρα και όχι στο κλείσιμο του μήνα. Ο λογιστής σου παραμένει υπεύθυνος για τη φορολογική ορθότητα· εμείς χτίζουμε τη ροή που του δίνει καθαρά δεδομένα εγκαίρως αντί για σωρό χειρόγραφων καταχωρήσεων στο τέλος του μήνα.
Τι παραδίδουμε
- Καταγραφή του σημερινού κύκλου έκδοσης παραστατικών και εντοπισμός σημείων καθυστέρησης
- Σύνδεση e-shop, ταμείου ή προγράμματος παραγγελιών με το λογιστικό πρόγραμμα
- Αυτόματη δημιουργία παραστατικών με σωστή κατηγορία ΦΠΑ ανά είδος και πελάτη
- Έλεγχος αντιπαραβολής με ειδοποίηση για αποκλίσεις ή παραστατικά που δεν διαβιβάστηκαν
- Παράλληλη δοκιμαστική λειτουργία με τον λογιστή πριν την πλήρη ενεργοποίηση
- Μηνιαία αναφορά κατάστασης διαβίβασης, ώστε το κλείσιμο μήνα να μη ξεκινά από μηδέν
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Φάση 1 — καταγραφή ροής παραστατικών και συνεννόηση με τον λογιστή: 1 εβδομάδα. Φάση 2 — σύνδεση συστημάτων και κατασκευή ροής διαβίβασης: 2 έως 3 εβδομάδες. Φάση 3 — παράλληλη δοκιμή, έλεγχος αντιπαραβολής και οριστική ενεργοποίηση: 2 εβδομάδες.
Ενδεικτικό κόστος
Ενδεικτικά από 1.800€ για σύνδεση ενός σημείου πώλησης με το λογιστικό, έως 6.000€ για επιχείρηση με πολλά κανάλια πώλησης (e-shop, φυσικό κατάστημα, χονδρική) που πρέπει να συγχρονίζονται όλα. Η τιμή κλειδώνει μετά την καταγραφή, αφού δούμε τι εκθέτει το κάθε σύστημα.
Συχνές ερωτήσεις
Αντικαθιστά αυτό τον λογιστή μου;
Όχι. Ο λογιστής παραμένει υπεύθυνος για τη φορολογική ορθότητα και τις δηλώσεις. Η αυτοματοποίηση αφαιρεί το χειρωνακτικό κομμάτι της αντιγραφής δεδομένων, ώστε ο λογιστής να λαμβάνει καθαρά, συμφωνημένα στοιχεία αντί να τα ψάχνει.
Τι γίνεται αν η ΑΑΔΕ απορρίψει ένα παραστατικό;
Η ροή ειδοποιεί αμέσως όταν μια διαβίβαση αποτύχει ή απορριφθεί, με το συγκεκριμένο σφάλμα, ώστε να διορθωθεί την ίδια μέρα. Χωρίς αυτόν τον έλεγχο, τέτοιες απορρίψεις συνήθως ανακαλύπτονται μήνες αργότερα στο κλείσιμο.
Λειτουργεί με το λογιστικό πρόγραμμα που ήδη χρησιμοποιεί ο λογιστής μου;
Στις περισσότερες περιπτώσεις ναι, εφόσον το πρόγραμμα εκθέτει κάποιο API ή δυνατότητα εισαγωγής αρχείων. Ελέγχουμε τη συγκεκριμένη περίπτωση στην πρώτη φάση, πριν δεσμευτείς σε κόστος, γιατί κάποια παλαιότερα ελληνικά λογιστικά προγράμματα χρειάζονται ενδιάμεσο βήμα.
Πόσο μειώνεται ο κίνδυνος προστίμου;
Δεν μηδενίζεται, αλλά μειώνεται σημαντικά ο κίνδυνος από ανθρώπινο λάθος στην καταχώρηση — λάθος ΦΠΑ, διπλή εγγραφή, ξεχασμένο παραστατικό — που είναι η συχνότερη αιτία αποκλίσεων στις μικρές επιχειρήσεις. Ο έλεγχος αντιπαραβολής εντοπίζει την απόκλιση πριν συσσωρευτεί.
Χρειάζεται να αλλάξω πρόγραμμα έκδοσης παραστατικών;
Όχι απαραίτητα. Δουλεύουμε πάνω στο πρόγραμμα που ήδη χρησιμοποιείς εσύ ή ο λογιστής σου, εκτός αν το πρόγραμμα δεν έχει καμία δυνατότητα σύνδεσης — τότε το συζητάμε ρητά πριν προχωρήσουμε.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία