Σύνδεση ERP και CRM που ήδη έχεις
Το ERP και το CRM σου δεν μιλάνε μεταξύ τους παρότι τα πλήρωσες και τα δύο. Τα συνδέουμε ώστε η πληροφορία να κινείται αυτόματα ανάμεσά τους.
Το πρόβλημα
Ο πωλητής ανοίγει το CRM για να δει τι έχει υποσχεθεί στον πελάτη, μετά ανοίγει το ERP για να δει αν υπάρχει πραγματικά απόθεμα ή αν ο πελάτης έχει ανοιχτό υπόλοιπο. Τα δύο συστήματα αγοράστηκαν σε διαφορετική εποχή, από διαφορετικό πάροχο, και κανένα δεν ξέρει ότι υπάρχει το άλλο. Όταν κλείσει μια πώληση στο CRM, κάποιος πρέπει να την ξαναγράψει με το χέρι στο ERP για να κοπεί παραστατικό. Όταν αλλάξει η πιστωτική κατάσταση ενός πελάτη στο ERP — άνοιξε ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο, μπλόκαρε πίστωση — ο πωλητής το μαθαίνει μόνο αν ρωτήσει το λογιστήριο, όχι επειδή το βλέπει στην καρτέλα του πελάτη. Πληρώνεις άδεια χρήσης και για τα δύο συστήματα κάθε μήνα, πλήρωσες και την αρχική εγκατάσταση, αλλά η αξία τους μένει κατά το ήμισυ αναξιοποίητη γιατί λειτουργούν σαν δύο νησιά. Η επανάληψη καταχώρησης δεν είναι μόνο χαμένος χρόνος — είναι και πηγή λάθους: το όνομα γράφεται διαφορετικά στα δύο συστήματα, η τιμή που έδωσε ο πωλητής δεν είναι η τιμή που βλέπει το λογιστήριο, ο ΑΦΜ μπαίνει λάθος στη δεύτερη καταχώρηση επειδή κάποιος βιάστηκε. Ο ιδιοκτήτης το ανακαλύπτει όταν ζητήσει μια αναφορά πωλήσεων ανά πελάτη και τα νούμερα από το CRM δεν συμφωνούν με αυτά του ERP, χωρίς κανείς να ξέρει ποιο από τα δύο είναι το σωστό.
Τι χτίζουμε
Δεν προτείνουμε αλλαγή σε ERP ή CRM — αυτά τα δύο μένουν ακριβώς όπως είναι, με τη δουλειά που ήδη κάνουν καλά. Χτίζουμε τη σύνδεση ανάμεσά τους ώστε η πληροφορία να περνάει μία φορά και να καταλήγει και στα δύο μέρη αυτόματα. Ξεκινάμε ελέγχοντας τι εκθέτει το κάθε σύστημα — τεκμηριωμένο API, βάση δεδομένων προσβάσιμη, ή τίποτα από τα δύο, οπότε χρειάζεται εναλλακτική οδός μέσω αρχείων εξαγωγής. Αρκετά ελληνικά ERP δεν έχουν σύγχρονο API, οπότε εκεί χτίζουμε προσαρμοσμένη γέφυρα που διαβάζει με τον τρόπο που το συγκεκριμένο πρόγραμμα το επιτρέπει. Ορίζουμε μαζί σου ποια πλευρά είναι η «αληθινή πηγή» για κάθε τύπο δεδομένου — το ERP έχει τον τελευταίο λόγο για απόθεμα και υπόλοιπο πελάτη, το CRM έχει τον τελευταίο λόγο για επικοινωνία και ιστορικό επαφών — ώστε να μην υπάρχει σύγκρουση για το ποιο νούμερο είναι σωστό όταν διαφωνούν. Η ροή ενημερώνει το CRM με νέα υπόλοιπα και κατάσταση πίστωσης, και ενημερώνει το ERP με νέες πωλήσεις και στοιχεία πελατών, σε τακτά διαστήματα ή τη στιγμή που συμβαίνει η αλλαγή, ανάλογα με το τι επιτρέπει τεχνικά το κάθε σύστημα. Πριν ενεργοποιήσουμε πλήρως τη σύνδεση, τη δοκιμάζουμε με πραγματικά δεδομένα σε αντίγραφο, ελέγχοντας γραμμή προς γραμμή ότι οι πελάτες και τα ποσά ταυτίζονται. Στήνουμε ειδοποίηση σφάλματος ώστε αν μια αναβάθμιση σε κάποιο από τα δύο συστήματα σπάσει τη σύνδεση, να το μάθεις άμεσα και όχι μέσα από ασυμφωνία αριθμών στο τέλος του μήνα.
Τι παραδίδουμε
- Έλεγχος τι εκθέτει πραγματικά το ERP και τι το CRM — API, βάση ή αρχείο εξαγωγής
- Ορισμός αληθινής πηγής δεδομένων ανά τύπο πληροφορίας, ώστε να μη συγκρούονται τα δύο συστήματα
- Κατασκευή σύνδεσης που μεταφέρει πωλήσεις, πελάτες και υπόλοιπα αυτόματα και στις δύο κατευθύνσεις
- Δοκιμή με πραγματικά δεδομένα σε αντίγραφο πριν την πλήρη ενεργοποίηση
- Ειδοποίηση σφάλματος όταν η σύνδεση σταματήσει ή κάποιο σύστημα αλλάξει το API του
- Τεκμηρίωση της σύνδεσης στα ελληνικά, ώστε να είναι συντηρήσιμη ανεξάρτητα από εμάς
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Φάση 1 — έλεγχος διαθέσιμων συνδέσεων και ορισμός αληθινής πηγής: 1 έως 2 εβδομάδες. Φάση 2 — κατασκευή της σύνδεσης: 2 έως 4 εβδομάδες. Φάση 3 — δοκιμή με πραγματικά δεδομένα και πλήρης ενεργοποίηση: 1 εβδομάδα.
Ενδεικτικό κόστος
Ενδεικτικά από 1.800€ για σύνδεση δύο συστημάτων με τεκμηριωμένο API, έως 7.000€ όταν ένα από τα δύο χρειάζεται προσαρμοσμένη γέφυρα λόγω παλαιότερης τεχνολογίας. Η τιμή κλειδώνει μετά τον αρχικό έλεγχο, όχι πριν.
Συχνές ερωτήσεις
Θα αλλάξουμε το ERP ή το CRM που έχουμε;
Όχι. Η δουλειά αφορά αποκλειστικά τη σύνδεση ανάμεσα στα δύο υπάρχοντα συστήματα, όχι την αντικατάστασή τους. Αν κάποιο από τα δύο είναι πραγματικά προβληματικό στη ρίζα του, θα σου το πούμε ειλικρινά, αλλά αυτό είναι διαφορετική συζήτηση από τη σύνδεση.
Τι γίνεται αν το ERP μας δεν έχει API;
Χτίζουμε εναλλακτική γέφυρα μέσω αρχείων εξαγωγής ή απευθείας πρόσβασης στη βάση δεδομένων, ανάλογα με το τι επιτρέπει το συγκεκριμένο πρόγραμμα. Το ελέγχουμε στην πρώτη φάση και σου λέμε ρητά πριν δεσμευτείς σε κόστος αν κάτι είναι τεχνικά δύσκολο.
Ποιο σύστημα «κερδίζει» όταν τα δεδομένα διαφωνούν;
Το ορίζουμε μαζί σου πριν χτίσουμε τη σύνδεση, ανά τύπο δεδομένου. Συνήθως το ERP έχει τον τελευταίο λόγο για απόθεμα και οικονομικά στοιχεία, ενώ το CRM έχει τον τελευταίο λόγο για επικοινωνία με τον πελάτη — αλλά ο κανόνας προσαρμόζεται στη δική σου δουλειά.
Τι γίνεται αν σπάσει η σύνδεση μετά από αναβάθμιση;
Υπάρχει ειδοποίηση σφάλματος που ενεργοποιείται αμέσως μόλις η σύνδεση σταματήσει να λειτουργεί σωστά, οπότε το μαθαίνεις την ίδια μέρα και όχι στο κλείσιμο του μήνα. Η τεχνική υποστήριξη μετά την παράδοση καλύπτει την προσαρμογή της σύνδεσης σε τέτοιες αλλαγές.
Πόσο γρήγορα βλέπουμε αποτέλεσμα;
Η πρώτη κατεύθυνση σύνδεσης — συνήθως πωλήσεις από CRM προς ERP — ενεργοποιείται μέσα σε τρεις με πέντε εβδομάδες από την εκκίνηση. Δεν χρειάζεται να περιμένεις να συνδεθούν όλα τα πεδία για να δεις όφελος στο πρώτο κομμάτι.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία