Ας μιλήσουμε

Σύνδεση e-shop με ERP: απόθεμα, τιμές και παραγγελίες σε συμφωνία

Το e-shop δείχνει διαθέσιμο ένα προϊόν που έχει ήδη εξαντληθεί στο ERP. Συνδέουμε τα δύο ώστε απόθεμα, τιμές και παραγγελίες να συμφωνούν πάντα.

Το πρόβλημα

Ένας πελάτης παραγγέλνει από το e-shop ένα προϊόν που η σελίδα δείχνει διαθέσιμο. Στο ERP όμως το προϊόν έχει ήδη εξαντληθεί από πωλήσεις στο φυσικό κατάστημα το πρωί, και κανείς δεν πρόλαβε να ενημερώσει το e-shop. Η παραγγελία μπαίνει, ο πελάτης πληρώνει, και μία με δύο μέρες μετά κάποιος τηλεφωνεί για να πει ότι τελικά δεν υπάρχει — μια συζήτηση που ούτε ο πελάτης θέλει ούτε η επιχείρηση. Το αντίστροφο πρόβλημα είναι εξίσου συχνό: το απόθεμα υπάρχει στην αποθήκη αλλά το e-shop το δείχνει εξαντλημένο επειδή κανείς δεν πρόλαβε να το ανανεώσει, οπότε χάνεται πώληση που θα μπορούσε να γίνει κανονικά. Οι τιμές έχουν το ίδιο πρόβλημα: μια αλλαγή τιμής γίνεται στο ERP για λόγο κόστους ή προσφοράς, αλλά κάποιος πρέπει να θυμηθεί να την ξαναγράψει και στο e-shop, και ανάμεσα στις δύο ενέργειες υπάρχει διάστημα όπου ο πελάτης βλέπει λάθος τιμή. Κάθε νέα παραγγελία που έρχεται από το e-shop πρέπει μετά να καταχωρηθεί με το χέρι στο ERP για να κοπεί παραστατικό και να ενημερωθεί το απόθεμα — δουλειά που πολλαπλασιάζεται όσο μεγαλώνει ο όγκος πωλήσεων, ακριβώς τη στιγμή που η επιχείρηση θα έπρεπε να απολαμβάνει τη μεγέθυνση, όχι να πνίγεται σε καταχωρήσεις. Ο ιδιοκτήτης μαθαίνει το πρόβλημα από παράπονο πελάτη, όχι από αναφορά, γιατί κανένα σύστημα δεν προειδοποιεί προληπτικά για την ασυμφωνία.

Τι χτίζουμε

Συνδέουμε το e-shop απευθείας με το ERP ώστε το απόθεμα να ενημερώνεται αυτόματα και προς τις δύο κατευθύνσεις — κάθε πώληση στο e-shop αφαιρεί από το απόθεμα του ERP, και κάθε αλλαγή αποθέματος στο ERP, είτε από φυσικό κατάστημα είτε από νέα παραλαβή, ενημερώνει το e-shop μέσα σε λίγα λεπτά. Οι τιμές συγχρονίζονται με τον ίδιο τρόπο, οπότε μια αλλαγή τιμής γίνεται μία φορά στο ERP και εμφανίζεται αυτόματα στο e-shop, χωρίς δεύτερη χειροκίνητη καταχώρηση. Κάθε νέα παραγγελία στο e-shop δημιουργεί αυτόματα την αντίστοιχη εγγραφή στο ERP με τα σωστά στοιχεία πελάτη, προϊόντων και ποσού, έτοιμη για τιμολόγηση χωρίς κάποιος να την ξαναπερνάει με το χέρι. Ξεκινάμε ελέγχοντας τι εκθέτει η πλατφόρμα του e-shop σου — WooCommerce, Shopify ή custom λύση — και τι εκθέτει το ERP, γιατί αρκετά ελληνικά ERP δεν έχουν σύγχρονο API και χρειάζονται προσαρμοσμένη γέφυρα μέσω αρχείων ή ενδιάμεσης βάσης. Ορίζουμε κανόνες για οριακές περιπτώσεις — τι γίνεται αν δύο πελάτες παραγγείλουν το τελευταίο τεμάχιο ταυτόχρονα, πώς αντιμετωπίζεται η μερική διαθεσιμότητα — ώστε το σύστημα να συμπεριφέρεται προβλέψιμα και όχι τυχαία. Πριν την πλήρη ενεργοποίηση δοκιμάζουμε τη ροή με πραγματικά προϊόντα σε ελεγχόμενο περιβάλλον, ελέγχοντας ότι ποσότητες και τιμές περνάνε σωστά και προς τις δύο μεριές. Στήνουμε ειδοποίηση σφάλματος για κάθε διακοπή του συγχρονισμού, ώστε να το μαθαίνεις άμεσα και όχι μέσα από παράπονο πελάτη.

Τι παραδίδουμε

Τεχνολογίες

Χρονοδιάγραμμα

Φάση 1 — έλεγχος συνδέσεων πλατφόρμας e-shop και ERP: 1 εβδομάδα. Φάση 2 — κατασκευή αμφίδρομου συγχρονισμού αποθέματος, τιμών και παραγγελιών: 3 έως 5 εβδομάδες. Φάση 3 — δοκιμή με πραγματικά προϊόντα και πλήρης ενεργοποίηση: 1 έως 2 εβδομάδες.

Ενδεικτικό κόστος

Ενδεικτικά από 2.200€ για βασικό συγχρονισμό αποθέματος και τιμών με τεκμηριωμένο API, έως 9.000€ όταν το ERP χρειάζεται προσαρμοσμένη γέφυρα ή υπάρχουν πολλαπλά σημεία πώλησης. Η τιμή κλειδώνει μετά τον αρχικό έλεγχο συνδέσεων.

Συχνές ερωτήσεις

Θα σταματήσει να λειτουργεί το e-shop όσο γίνεται η σύνδεση;

Όχι. Ο συγχρονισμός χτίζεται και δοκιμάζεται σε ελεγχόμενο περιβάλλον με πραγματικά προϊόντα, χωρίς να αγγίζει το ενεργό e-shop σου, και ενεργοποιείται μόνο αφού επιβεβαιωθεί ότι τα νούμερα συμφωνούν.

Τι γίνεται αν δύο πελάτες παραγγείλουν το τελευταίο τεμάχιο ταυτόχρονα;

Ορίζουμε μαζί σου τον κανόνα πριν χτίσουμε τη ροή — συνήθως κερδίζει η πρώτη ολοκληρωμένη πληρωμή, και ο δεύτερος πελάτης ειδοποιείται αμέσως αντί να μείνει σε εκκρεμότητα. Το σενάριο ελέγχεται ρητά στη φάση δοκιμής πριν την ενεργοποίηση.

Δουλεύει με WooCommerce και με Shopify το ίδιο εύκολα;

Και τα δύο έχουν τεκμηριωμένο API, οπότε η σύνδεση είναι συνήθως πιο απλή απ' ό,τι με custom πλατφόρμα e-shop χτισμένη στο παρελθόν χωρίς σκέψη για ενσωματώσεις. Το δύσκολο κομμάτι είναι σχεδόν πάντα η πλευρά του ERP, όχι του e-shop.

Τι γίνεται αν το ERP μας δεν έχει API;

Χτίζουμε εναλλακτική γέφυρα μέσω αρχείων ή απευθείας πρόσβασης στη βάση δεδομένων, ανάλογα με το τι επιτρέπει το πρόγραμμα. Το ελέγχουμε στην πρώτη φάση, πριν δεσμευτείς σε κόστος.

Ποιος διορθώνει αν κάτι πάει στραβά μετά την ενεργοποίηση;

Υπάρχει ειδοποίηση σφάλματος άμεσα, και η τεχνική υποστήριξη μετά την παράδοση καλύπτει διορθώσεις τέτοιου τύπου — είτε με μηνιαίο πακέτο είτε με ωριαία χρέωση, ανάλογα με τον όγκο παραγγελιών σου.

Σχετικές υπηρεσίες

Θέλεις να το συζητήσουμε;

Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.

Επικοινωνία