Εσωτερικό λογισμικό εταιρείας: τα εργαλεία που βλέπει μόνο η ομάδα σου

Εσωτερικό λογισμικό για άδειες, βάρδιες, εγκρίσεις και καθημερινές διαδικασίες προσωπικού — το back-office που κρατά όρθια την εταιρεία χωρίς να το βλέπει κανένας πελάτης.

Το πρόβλημα

Η αίτηση άδειας ενός υπαλλήλου γίνεται με email στον προϊστάμενο, που την προωθεί σε άλλο email στο ανθρώπινο δυναμικό, που την καταγράφει σε ένα Excel που κρατάει μόνος του. Η βάρδια της επόμενης εβδομάδας ανακοινώνεται με μήνυμα σε ομαδική συνομιλία, και κάποιος πάντα την αγνοεί ή τη χάνει ανάμεσα σε άλλα μηνύματα. Μια δαπάνη που χρειάζεται έγκριση περνάει από τρία χέρια με χαρτί ή με προφορική συνεννόηση, χωρίς κανένα ίχνος για το ποιος ενέκρινε τι και πότε. Ο νέος υπάλληλος που μπαίνει στην ομάδα δεν βρίσκει πουθενά γραμμένο πώς γίνεται μια βασική διαδικασία — τη μαθαίνει προφορικά, από κάποιον συνάδελφο, και τη μαθαίνει λίγο διαφορετικά από τον προηγούμενο που την έμαθε επίσης προφορικά. Αυτά τα εργαλεία δεν τα βλέπει ποτέ κανένας πελάτης, δεν πουλάνε τίποτα, δεν φαίνονται σε καμία παρουσίαση — γι' αυτό ακριβώς αγνοούνται συστηματικά όταν σκέφτεσαι πού να επενδύσεις. Όμως είναι αυτά που καθορίζουν αν η Δευτέρα ξεκινά με σύγχυση ή με τάξη, αν μια απόφαση παίρνεται σε πέντε λεπτά ή σε τρεις μέρες περιμένοντας να δει κάποιος το email του, και αν η γνώση της δουλειάς φεύγει μαζί με κάθε άνθρωπο που αποχωρεί.

Τι χτίζουμε

Ξεκινάμε από τις διαδικασίες που επαναλαμβάνονται πιο συχνά και τρίβουν περισσότερο — συνήθως άδειες, βάρδιες και εγκρίσεις δαπανών — γιατί εκεί το όφελος φαίνεται πιο γρήγορα. Χτίζουμε μία εσωτερική εφαρμογή όπου ο υπάλληλος υποβάλλει αίτημα άδειας από το κινητό του, ο προϊστάμενος το εγκρίνει με ένα πάτημα, και το ημερολόγιο βαρδιών ενημερώνεται αυτόματα χωρίς κανείς να ανοίξει Excel. Οι εγκρίσεις δαπανών περνάνε από καθορισμένη ροή — ποιος εγκρίνει τι ποσό, με τι σειρά — και κάθε βήμα καταγράφεται αυτόματα, οπότε υπάρχει πάντα ίχνος για το ποιος ενέκρινε τι και πότε, χωρίς να το κρατάει κανείς χειροκίνητα. Προσθέτουμε έναν εσωτερικό χώρο τεκμηρίωσης όπου γράφεται μία φορά πώς γίνεται κάθε βασική διαδικασία, ώστε ο νέος υπάλληλος να τη βρίσκει γραμμένη αντί να την ακούει προφορικά με παραλλαγές. Το σύστημα έχει ρόλους: ο υπάλληλος βλέπει τα δικά του αιτήματα, ο προϊστάμενος βλέπει της ομάδας του, το ανθρώπινο δυναμικό βλέπει το σύνολο. Δεν χτίζουμε ένα βαρύ HR σύστημα με λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσεις ποτέ — χτίζουμε ακριβώς τις τρεις με τέσσερις διαδικασίες που πραγματικά τρίβουν την ομάδα σου, με τρόπο που μπαίνει στη ζωή του καθενός αμέσως, από κινητό ή υπολογιστή, χωρίς εκπαίδευση μεγάλης διάρκειας. Το εσωτερικό λογισμικό δεν χρειάζεται εντυπωσιακό σχεδιασμό — χρειάζεται να λύνει το συγκεκριμένο σημείο τριβής που ξέρεις καλύτερα από τον καθένα, γιατί το ζεις κάθε βδομάδα.

Τι παραδίδουμε

• Καταγραφή των εσωτερικών διαδικασιών που τρίβουν περισσότερο την ομάδα σήμερα
• Ενότητα αιτημάτων άδειας με έγκριση από κινητό και αυτόματη ενημέρωση ημερολογίου
• Ροή έγκρισης δαπανών με καταγραφή ποιος ενέκρινε τι και πότε
• Ημερολόγιο βαρδιών ορατό σε όλη την ομάδα, χωρίς μηνύματα που χάνονται
• Εσωτερικός χώρος τεκμηρίωσης βασικών διαδικασιών, γραμμένος μία φορά σωστά
• Δικαιώματα πρόσβασης ανά ρόλο, από υπάλληλο έως ανθρώπινο δυναμικό

Τεχνολογίες

• Next.js
• TypeScript
• PostgreSQL
• Vercel
• n8n

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικές υπηρεσίες

• Σύστημα διαχείρισης επιχείρησης: παραγγελίες, απόθεμα, πελάτες, προσωπικό σε έναΧτίζουμε σύστημα διαχείρισης επιχείρησης — λογισμικό για επιχειρήσεις φτιαγμένο στα μέτρα σου — που ενώνει παραγγελίες, απόθεμα, πελάτες και προσωπικό σε ενιαία δομή δεδομένων.
• App διαχείρισης επιχείρησης: μία οθόνη για ό,τι συμβαίνει σε κάθε τμήμαΧτίζουμε app διαχείρισης επιχείρησης που συγκεντρώνει παραγγελίες, απόθεμα, πελάτες και οικονομικά σε μία οθόνη, ώστε ο ιδιοκτήτης να βλέπει την πραγματική εικόνα.
• Custom app: εφαρμογή χτισμένη στα μέτρα της επιχείρησής σουΣχεδιάζουμε και αναπτύσσουμε custom app γύρω από τις δικές σου διαδικασίες, με παράδοση σε φάσεις και δικαίωμα στον πηγαίο κώδικα.