Λογισμικό κατά παραγγελία: πότε κοστίζει λιγότερο από το έτοιμο
Ανάλυση κόστους: πότε το λογισμικό κατά παραγγελία βγαίνει φθηνότερο από άδειες ανά χρήστη που πληρώνεις για πάντα σε έτοιμο πρόγραμμα.
Το πρόβλημα
Πληρώνεις κάθε μήνα άδεια χρήσης για κάθε άτομο της ομάδας σου σε ένα έτοιμο πρόγραμμα, και ο λογαριασμός μεγαλώνει κάθε φορά που προσλαμβάνεις. Έχεις δέκα χρήστες σήμερα, αύριο δεκαπέντε, και το κόστος αδειών ανεβαίνει γραμμικά χωρίς να αλλάζει τίποτα άλλο στη δουλειά σου. Το πρόγραμμα καλύπτει το ογδόντα τοις εκατό των αναγκών σου· το υπόλοιπο είκοσι το κάνεις ακόμα σε Excel, γιατί η προμηθεύτρια εταιρεία σου λέει ότι «δεν υποστηρίζεται» ή σου προτείνει ένα ακριβό πρόσθετο module που δεν σχεδιάστηκε για τη δική σου περίπτωση. Κάθε χρόνο πληρώνεις ανανέωση συνδρομής που ανεβαίνει, χωρίς να έχεις λόγο στο τι θα αλλάξει στην επόμενη έκδοση. Αν κάποια στιγμή θελήσεις να φύγεις, τα δεδομένα σου είναι κλειδωμένα στη μορφή που επιβάλλει το πρόγραμμα, και η εξαγωγή τους σε άλλο σύστημα είναι δικό σου πρόβλημα. Κάνεις τον υπολογισμό στο μυαλό σου — πόσα έχεις πληρώσει τα τελευταία πέντε χρόνια σε αυτό το πρόγραμμα — και το ποσό σε ξαφνιάζει, γιατί ποτέ δεν το είδες ως ένα εφάπαξ κόστος, μόνο ως μικρές μηνιαίες χρεώσεις που δεν σταματούν ποτέ.
Τι χτίζουμε
Ο υπολογισμός είναι απλός αριθμητικά, απλώς σπάνια τον κάνει κανείς μέχρι το τέλος. Μια άδεια χρήσης 40€ τον χρήστη τον μήνα, για δώδεκα χρήστες, κάνει 480€ τον μήνα — 5.760€ τον χρόνο, 28.800€ σε πέντε χρόνια, και αυτό χωρίς να προστεθεί κανείς νέος και χωρίς να ανέβει καμία τιμή. Μια εφαρμογή κατά παραγγελία που καλύπτει την ίδια δουλειά κοστίζει ενδεικτικά 8.000€ έως 15.000€ εφάπαξ, ανάλογα με το εύρος, και μετά μόνο συντήρηση από 150€ τον μήνα — 1.800€ τον χρόνο, ανεξάρτητα από το πόσοι τη χρησιμοποιούν. Το νεκρό σημείο, όπου το custom γίνεται φθηνότερο, έρχεται συνήθως μέσα στα πρώτα δύο με τρία χρόνια για ομάδες πάνω από οκτώ έως δέκα άτομα — και νωρίτερα όσο μεγαλύτερη είναι η ομάδα. Δεν προτείνουμε custom σε όλες τις περιπτώσεις: αν χρειάζεσαι κάτι γενικό, όπως λογιστικό πρόγραμμα που καλύπτει φορολογικές υποχρεώσεις, το έτοιμο πρόγραμμα παραμένει σωστή επιλογή γιατί κάποιος άλλος αναλαμβάνει τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία. Custom αξίζει όταν η δουλειά σου έχει κάτι συγκεκριμένο που το γενικό πρόγραμμα δεν καλύπτει, και όταν ο αριθμός των χρηστών σου κάνει το κόστος αδειών να μεγαλώνει χρόνο με τον χρόνο. Στην πρώτη συνάντηση κάνουμε μαζί σου αυτόν ακριβώς τον υπολογισμό, με τα δικά σου νούμερα, πριν αποφασίσεις οτιδήποτε — αν βγαίνει ότι σε συμφέρει το έτοιμο, θα σου το πούμε καθαρά.
Τι παραδίδουμε
- Υπολογισμός συνολικού κόστους πέντε ετών, έτοιμο πρόγραμμα έναντι custom λύσης, με τα δικά σου νούμερα
- Καταγραφή του είκοσι τοις εκατό που σήμερα καλύπτεται εκτός συστήματος με Excel ή χαρτί
- Σχεδιασμός λογισμικού που καλύπτει το σύνολο της διαδικασίας σου σε ένα σύστημα
- Ανάπτυξη χωρίς χρέωση ανά χρήστη, με απεριόριστη προσθήκη προσωπικού
- Εξαγωγή δεδομένων από το τρέχον έτοιμο πρόγραμμα προς το νέο σύστημα
- Παράδοση πηγαίου κώδικα ώστε τα δεδομένα σου να μη μείνουν ποτέ ξανά κλειδωμένα
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Ανάλυση κόστους και καταγραφή απαιτήσεων: 1,5 έως 2 εβδομάδες. Ανάπτυξη κύριων λειτουργιών: 5 έως 9 εβδομάδες ανάλογα με το εύρος. Μεταφορά δεδομένων από το παλιό πρόγραμμα και δοκιμαστική λειτουργία: 2 εβδομάδες.
Ενδεικτικό κόστος
Ενδεικτικά από 8.000€ για λογισμικό που αντικαθιστά ένα έτοιμο πρόγραμμα με άδειες ανά χρήστη, έως 25.000€ και άνω για πολυτμηματικό σύστημα. Συντήρηση από 150€ τον μήνα, σταθερή ανεξάρτητα από τον αριθμό χρηστών — χωρίς άδειες που πολλαπλασιάζονται με κάθε πρόσληψη.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε συμφέρει πραγματικά το λογισμικό κατά παραγγελία;
Όταν το κόστος αδειών του έτοιμου προγράμματος μεγαλώνει με κάθε νέο χρήστη και η ομάδα σου ξεπερνά τα οκτώ με δέκα άτομα. Κάνουμε τον υπολογισμό μαζί σου στην πρώτη συνάντηση, με τα δικά σου πραγματικά νούμερα, πριν αποφασίσεις οτιδήποτε.
Τι γίνεται με τα δεδομένα που έχω ήδη στο έτοιμο πρόγραμμα;
Τα εξάγουμε και τα μεταφέρουμε στο νέο σύστημα ως μέρος του έργου, ώστε να μη ξεκινάς από άδεια βάση. Ελέγχουμε τη μορφή εξαγωγής στην αρχή, γιατί κάποια παλαιότερα προγράμματα δυσκολεύουν σκόπιμα την έξοδο δεδομένων.
Υπάρχει χρέωση ανά χρήστη στο custom λογισμικό;
Όχι. Προσθέτεις προσωπικό χωρίς να αυξάνεται το μηνιαίο κόστος συντήρησης, που παραμένει σταθερό από 150€ τον μήνα ανεξάρτητα από το πόσοι χρησιμοποιούν το σύστημα.
Ποιος κατέχει τον κώδικα και τα δεδομένα;
Εσύ, εξ ολοκλήρου. Παραδίδουμε πηγαίο κώδικα και βάση δεδομένων με το κλείσιμο του έργου, οπότε δεν ξαναβρίσκεσαι ποτέ κλειδωμένος σε μορφή που ελέγχει τρίτος πάροχος.
Τι γίνεται αν σε δύο χρόνια χρειαστεί νέα λειτουργία;
Προστίθεται ως επέκταση, με ωριαία χρέωση ή μηνιαίο πακέτο υποστήριξης, χωρίς να απαιτείται νέα άδεια ή αγορά επιπλέον module από τρίτο πάροχο όπως θα συνέβαινε με έτοιμο πρόγραμμα.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία