Αυτοματοποίηση αποστολών με courier: voucher, tracking, ειδοποιήσεις

Κάθε αποστολή σημαίνει σύνδεση στο πρόγραμμα του courier, χειροκίνητη έκδοση voucher και τηλεφώνημα στον πελάτη. Αυτοματοποιούμε τη ροή από παραγγελία ως παράδοση.

Το πρόβλημα

Κάθε φορά που κλείνει μια παραγγελία, κάποιος πρέπει να ανοίξει ξεχωριστά την πλατφόρμα του courier, να αντιγράψει όνομα, διεύθυνση και τηλέφωνο του πελάτη από το ένα σύστημα στο άλλο, να εκδώσει το voucher αποστολής, να το τυπώσει και να το κολλήσει στο δέμα. Αν η επιχείρηση δουλεύει με δύο εταιρείες courier — μία για την Αθήνα, μία για την επαρχία, ή μία εναλλακτική όταν η πρώτη έχει καθυστερήσεις — το ίδιο βήμα επαναλαμβάνεται σε δύο διαφορετικές πλατφόρμες με διαφορετική λογική η καθεμία. Ο πελάτης που ρωτάει «πού είναι το δέμα μου» αναγκάζει κάποιον να ανοίξει την πλατφόρμα tracking του courier, να βρει τον κωδικό, να ελέγξει την κατάσταση, και μετά να απαντήσει χειροκίνητα — μια αλληλουχία που επαναλαμβάνεται δεκάδες φορές τη βδομάδα για την ίδια ερώτηση. Οι επιστροφές είναι ακόμα πιο μπερδεμένες: κανείς δεν ξέρει με σιγουριά ποιο δέμα επιστρέφει, γιατί επιστρέφει, και αν το προϊόν πρέπει να ξαναμπεί στο απόθεμα ή είναι ελαττωματικό. Οι ελληνικές εταιρείες courier έχουν η καθεμία δικό της σύστημα, δική της μορφή αρχείου, και κάποιες ακόμα λειτουργούν κυρίως μέσω email ή fax για μεγάλο όγκο αποστολών — πραγματικότητα πολύ διαφορετική από αυτόματο, τεκμηριωμένο API. Η επιχείρηση πληρώνει σε ώρες προσωπικού πολύ περισσότερο από όσο πληρώνει στην ίδια την αποστολή, και το πρόβλημα μεγαλώνει ακριβώς όταν οι πωλήσεις αυξάνονται.

Τι χτίζουμε

Συνδέουμε το σύστημα παραγγελιών σου απευθείας με την πλατφόρμα ή τις πλατφόρμες courier που ήδη χρησιμοποιείς, ώστε το voucher αποστολής να δημιουργείται αυτόματα τη στιγμή που η παραγγελία είναι έτοιμη προς αποστολή, με τα στοιχεία παραλήπτη ήδη σωστά αντιγραμμένα — καμία δεύτερη πληκτρολόγηση. Αν δουλεύεις με περισσότερες από μία εταιρείες courier, ορίζουμε κανόνα επιλογής — π.χ. ανάλογα με περιοχή, βάρος ή διαθεσιμότητα — ώστε το σωστό voucher να βγαίνει αυτόματα από τη σωστή πλατφόρμα χωρίς κάποιος να αποφασίζει χειροκίνητα κάθε φορά. Ο κωδικός tracking αποθηκεύεται αυτόματα στην παραγγελία, και ο πελάτης λαμβάνει αυτόματο μήνυμα με τον σύνδεσμο παρακολούθησης μόλις εκδοθεί το voucher, χωρίς κάποιος να χρειάζεται να το στείλει με το χέρι. Η κατάσταση αποστολής ενημερώνεται αυτόματα καθώς προχωράει — παραλήφθηκε από τον courier, σε διανομή, παραδόθηκε — ώστε αν ο πελάτης ρωτήσει, η απάντηση υπάρχει ήδη στο σύστημα αντί να χρειάζεται νέα αναζήτηση. Για τις επιστροφές, στήνουμε ξεχωριστή ροή που καταγράφει τον λόγο επιστροφής και ενημερώνει αυτόματα το απόθεμα όταν το δέμα επιστρέψει επιβεβαιωμένα άθικτο. Επειδή αρκετές ελληνικές courier δεν έχουν σύγχρονο τεκμηριωμένο API, ελέγχουμε πρώτα τι πραγματικά υποστηρίζει η δική σου εταιρεία — αρχείο μαζικής εισαγωγής, portal με ημιαυτόματη φόρτωση, ή πλήρες API — και χτίζουμε τη γέφυρα ανάλογα, χωρίς να υποσχεθούμε αυτοματισμό που η πλατφόρμα δεν υποστηρίζει.

Τι παραδίδουμε

• Έλεγχος τι υποστηρίζει πραγματικά η κάθε εταιρεία courier που χρησιμοποιείς — API, αρχείο ή portal
• Αυτόματη έκδοση voucher αποστολής με τα στοιχεία παραλήπτη ήδη συμπληρωμένα
• Κανόνας αυτόματης επιλογής courier όταν δουλεύεις με περισσότερες από μία εταιρείες
• Αυτόματη αποστολή κωδικού tracking στον πελάτη μόλις εκδοθεί το voucher
• Ενημέρωση κατάστασης αποστολής χωρίς χειροκίνητο έλεγχο σε ξεχωριστή πλατφόρμα
• Ροή καταγραφής επιστροφών με αυτόματη ενημέρωση αποθέματος

Τεχνολογίες

• Courier API / portal
• n8n
• SMS / Viber ειδοποιήσεις παράδοσης
• Σύστημα παραγγελιών ή e-shop

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικές υπηρεσίες

• Αυτοματοποίηση παραγγελιών: από την πρώτη επαφή ως την παράδοσηΠαραγγελίες που έρχονται από τηλέφωνο, email, e-shop και Viber ακολουθούν κάθε μία διαφορετική διαδρομή μέσα στην επιχείρηση. Ενοποιούμε τη ροή σε ένα σημείο αλήθειας.
• Σύνδεση e-shop με ERP: απόθεμα, τιμές και παραγγελίες σε συμφωνίαΤο e-shop δείχνει διαθέσιμο ένα προϊόν που έχει ήδη εξαντληθεί στο ERP. Συνδέουμε τα δύο ώστε απόθεμα, τιμές και παραγγελίες να συμφωνούν πάντα.
• Ενσωματώσεις API ανάμεσα σε συστήματα που δεν μιλάνε μεταξύ τουςΣυνδέουμε ERP, e-shop, courier και λογιστικό πρόγραμμα που χτίστηκαν από διαφορετικές εταιρείες και δεν επικοινωνούν, ώστε τα δεδομένα να κινούνται μόνα τους.
• Αυτοματοποίηση αποθήκης: παραλαβή, picking και απόθεμα χωρίς χαρτίΗ αποθήκη μετράει με το χέρι, γράφει σε χαρτί και ξαναπερνάει αριθμούς στο σύστημα την επόμενη μέρα. Στήνουμε ροές που ενημερώνουν το απόθεμα τη στιγμή που κινείται.