Αυτοματοποίηση εγκρίσεων: κανόνες που τρέχουν πάνω στα υπάρχοντα συστήματά σου

Ένα αίτημα αγοράς περιμένει υπογραφή σε χαρτί ή email που χάνεται. Στήνουμε κανόνες έγκρισης που δρομολογούν, κλιμακώνουν και καταγράφουν την απόφαση αυτόματα.

Το πρόβλημα

Ένα αίτημα αγοράς φτιάχνεται σε email ή σε έντυπο, στέλνεται στον προϊστάμενο για έγκριση, και από εκεί περιμένει — μέσα σε άλλα εκατό email της ημέρας — μέχρι κάποιος να το θυμηθεί. Αν το ποσό ξεπερνάει ένα όριο και χρειάζεται δεύτερη υπογραφή, κανείς δεν ξέρει αυτόματα ότι πρέπει να πάει παραπάνω· ο αιτών πρέπει να ρωτήσει ο ίδιος «τι έγινε το αίτημά μου» για να μάθει πού έχει κολλήσει. Όταν ο εγκριτής λείπει σε άδεια, το αίτημα απλώς περιμένει, γιατί δεν υπάρχει κανόνας που να λέει ποιος αναλαμβάνει σε απουσία. Στο τέλος του μήνα, κανείς δεν μπορεί να δείξει με σιγουριά ποιος ενέκρινε τι, πότε, και με ποιο σκεπτικό — η έγκριση υπήρξε, αλλά το ίχνος της χάθηκε σε ένα email που κάποιος έσβησε ή σε προφορική συνεννόηση στο διάδρομο. Αυτό δεν είναι πρόβλημα έλλειψης λογισμικού· η επιχείρηση έχει ήδη ERP, λογιστικό και email — το πρόβλημα είναι ότι κανένα από αυτά δεν ξέρει πότε ένα αίτημα χρειάζεται έγκριση, ποιον να ρωτήσει, και τι να κάνει με την απάντηση. Πολλές επιχειρήσεις προσπαθούν να το λύσουν αγοράζοντας μια νέα εφαρμογή εγκρίσεων με δική της σύνδεση, δικό της κωδικό πρόσβασης, και δικό της μάθημα χρήσης για όλη την ομάδα — άλλο ένα σύστημα να θυμάται κανείς, όταν αυτό που χρειαζόταν στην πραγματικότητα ήταν απλώς κανόνας.

Τι χτίζουμε

Αυτό δεν είναι νέα εφαρμογή με οθόνη που πρέπει να μάθει η ομάδα σου. Είναι κανόνας που τρέχει πίσω από τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείς — email, ERP, Google Sheets, Slack, Viber — και αποφασίζει μόνος του πού πηγαίνει κάθε αίτημα. Όταν μπαίνει αίτημα αγοράς, παραγγελίας ή δαπάνης στο σύστημα που ήδη καταχωρείς — ας πούμε το ERP ή μια φόρμα — η ροή ελέγχει αυτόματα το ποσό και τον τύπο, και στέλνει ειδοποίηση στον σωστό εγκριτή μέσα στο κανάλι που ήδη παρακολουθεί, email ή Viber, με σύνδεσμο έγκρισης ή απόρριψης σε ένα κλικ — όχι νέο login σε τέταρτη πλατφόρμα. Αν το ποσό ξεπερνάει το όριο του πρώτου εγκριτή, το αίτημα κλιμακώνεται αυτόματα στο επόμενο επίπεδο χωρίς κανείς να το σπρώξει με το χέρι. Αν δεν υπάρξει απάντηση μέσα σε προκαθορισμένο διάστημα, στέλνεται αυτόματη υπενθύμιση, και αν οριστεί αναπληρωτής για περίοδο απουσίας, το αίτημα δρομολογείται εκεί αυτόματα. Κάθε απόφαση — ποιος ενέκρινε, πότε, με ποιο ποσό — καταγράφεται αυτόματα σε αρχείο καταγραφής, ώστε να υπάρχει πλήρες ιστορικό χωρίς κανείς να το κρατάει ξεχωριστά. Το αποτέλεσμα είναι ότι η ομάδα σου συνεχίζει να δουλεύει ακριβώς όπως σήμερα — στέλνει αίτημα, λαμβάνει ειδοποίηση, πατάει έγκριση — απλά η δρομολόγηση, η κλιμάκωση και η καταγραφή γίνονται μόνες τους πίσω από τη σκηνή, χωρίς νέο interface και χωρίς νέο κωδικό πρόσβασης να θυμάται κανείς. Ξεκινάμε χαρτογραφώντας τους σημερινούς κανόνες έγκρισης σου — ποιος εγκρίνει τι, μέχρι ποιο ποσό, ποιος κλιμακώνεται πού — και τους μετατρέπουμε σε ρητό, αυτοματοποιημένο κανόνα.

Τι παραδίδουμε

• Χαρτογράφηση των σημερινών κανόνων έγκρισης — όρια ποσού, επίπεδα, εξαιρέσεις
• Αυτόματη δρομολόγηση κάθε αιτήματος στον σωστό εγκριτή, μέσα στο κανάλι που ήδη χρησιμοποιεί
• Αυτόματη κλιμάκωση σε δεύτερο επίπεδο έγκρισης όταν ξεπερνάται όριο ποσού
• Κανόνας αναπληρωτή για περιόδους απουσίας, χωρίς το αίτημα να μένει σε αναμονή
• Αυτόματη υπενθύμιση όταν περάσει προκαθορισμένο διάστημα χωρίς απάντηση
• Πλήρες αρχείο καταγραφής αποφάσεων — ποιος, πότε, τι ενέκρινε — χωρίς νέα εφαρμογή ή οθόνη σύνδεσης

Τεχνολογίες

• n8n
• Email / Slack / Viber ειδοποιήσεις
• ERP ή λογιστικό σύστημα
• Αρχείο καταγραφής αποφάσεων

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικές υπηρεσίες

• Αυτοματοποίηση εργασιών λογιστηρίουΟ λογιστής ξοδεύει μέρες κάθε μήνα σε συμφωνίες τραπεζών, εκκρεμότητες και υπενθυμίσεις εγγράφων. Αυτοματοποιούμε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες.
• Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιώνΕντοπίζουμε τα χειροκίνητα βήματα που επαναλαμβάνονται κάθε μέρα στην επιχείρησή σου και τα συνδέουμε σε ροές που τρέχουν μόνες τους.
• Ενσωματώσεις API ανάμεσα σε συστήματα που δεν μιλάνε μεταξύ τουςΣυνδέουμε ERP, e-shop, courier και λογιστικό πρόγραμμα που χτίστηκαν από διαφορετικές εταιρείες και δεν επικοινωνούν, ώστε τα δεδομένα να κινούνται μόνα τους.
• Σύνδεση ERP και CRM που ήδη έχειςΤο ERP και το CRM σου δεν μιλάνε μεταξύ τους παρότι τα πλήρωσες και τα δύο. Τα συνδέουμε ώστε η πληροφορία να κινείται αυτόματα ανάμεσά τους.