Αυτοματοποίηση εργασιών λογιστηρίου

Ο λογιστής ξοδεύει μέρες κάθε μήνα σε συμφωνίες τραπεζών, εκκρεμότητες και υπενθυμίσεις εγγράφων. Αυτοματοποιούμε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Το πρόβλημα

Στο κλείσιμο κάθε μήνα ο λογιστής ή η εσωτερική λογίστρια κατεβάζει την κίνηση της τράπεζας, την ανοίγει δίπλα στο λογιστικό πρόγραμμα, και ελέγχει γραμμή προς γραμμή ποια κατάθεση αντιστοιχεί σε ποιο τιμολόγιο — μια εργασία που ονομάζεται συμφωνία και τρώει μέρες, ειδικά όταν οι πληρωμές δεν αναφέρουν ξεκάθαρα τον αριθμό παραστατικού. Παράλληλα, κάποιος πρέπει να θυμηθεί ποιοι πελάτες έχουν ανεξόφλητα τιμολόγια πάνω από τριάντα μέρες και να τους στείλει υπενθύμιση — δουλειά που συχνά ξεχνιέται όταν η μέρα γεμίσει με άλλα, με αποτέλεσμα ρευστότητα που καθυστερεί να μπει. Την ίδια στιγμή, κάθε μήνα χρειάζονται δικαιολογητικά από διαφορετικά τμήματα — αποδείξεις εξόδων, συμβάσεις, τιμολόγια προμηθευτών — και το λογιστήριο ξοδεύει χρόνο κυνηγώντας ανθρώπους με email και τηλεφωνήματα για να τα συγκεντρώσει πριν το κλείσιμο. Κάθε μία από αυτές τις εργασίες ξεχωριστά είναι απλή· μαζί, κάθε μήνα, σε κάθε επιχείρηση με κάποιο όγκο συναλλαγών, γίνονται δεκάδες ώρες επαναλαμβανόμενης δουλειάς που δεν χρειάζεται πραγματική λογιστική κρίση — χρειάζεται μόνο κάποιον να συγκρίνει, να θυμηθεί και να στείλει. Ο ιδιοκτήτης βλέπει το αποτέλεσμα με καθυστέρηση: κλείσιμο μήνα που τραβάει μέχρι το δέκα του επόμενου, ρευστότητα που καθυστερεί επειδή δεν στάλθηκαν υπενθυμίσεις εγκαίρως, ή λογιστή που ζητάει βοήθεια γιατί ο όγκος ξεπέρασε τον διαθέσιμο χρόνο του.

Τι χτίζουμε

Αυτοματοποιούμε τα τρία σημεία που καταναλώνουν τον περισσότερο χρόνο του λογιστηρίου χωρίς να χρειάζονται πραγματική κρίση σε κάθε περίπτωση. Για τη συμφωνία τράπεζας, η ροή διαβάζει αυτόματα την κίνηση λογαριασμού και την αντιστοιχίζει με τα ανοιχτά παραστατικά στο λογιστικό πρόγραμμα με βάση ποσό, ημερομηνία και όνομα — ό,τι ταιριάζει με βεβαιότητα κλείνει αυτόματα, ό,τι είναι αμφίβολο πηγαίνει σε λίστα για γρήγορο έλεγχο από τον λογιστή, αντί να ελέγχονται όλες οι γραμμές μία μία. Για τις εισπράξεις, η ροή παρακολουθεί ποια τιμολόγια περνούν τις τριάντα ή σαράντα πέντε μέρες χωρίς εξόφληση, ανάλογα με τους δικούς σου όρους, και στέλνει αυτόματη υπενθύμιση στον πελάτη με κλιμάκωση ύφους ανάλογα με το πόσο έχει καθυστερήσει — πρώτα ευγενική, μετά πιο ρητή. Για τα δικαιολογητικά, η ροή ειδοποιεί αυτόματα τα τμήματα που εκκρεμούν πριν το κλείσιμο του μήνα, με σαφή λίστα τι λείπει από ποιον, αντί ο λογιστής να το θυμάται και να το κυνηγάει ο ίδιος. Ξεκινάμε από το σημείο που σου κοστίζει περισσότερο χρόνο σήμερα — συνήθως η συμφωνία τράπεζας — το χτίζουμε, το δοκιμάζουμε παράλληλα με τον σημερινό τρόπο για έναν πλήρη κύκλο κλεισίματος, και μόνο όταν αποδειχθεί αξιόπιστο προχωράμε στο επόμενο. Ο λογιστής παραμένει υπεύθυνος για κάθε τελική απόφαση και για τη φορολογική ορθότητα· εμείς αφαιρούμε το κομμάτι της αντιπαραβολής και της υπενθύμισης που δεν χρειάζεται την κρίση του.

Τι παραδίδουμε

• Αυτόματη αντιστοίχιση τραπεζικής κίνησης με ανοιχτά παραστατικά στο λογιστικό
• Λίστα αμφίβολων συναλλαγών προς γρήγορο έλεγχο, αντί για πλήρη χειροκίνητη συμφωνία
• Αυτόματες υπενθυμίσεις σε πελάτες με ανεξόφλητα τιμολόγια, με κλιμάκωση ύφους ανά καθυστέρηση
• Αυτόματη ειδοποίηση τμημάτων για εκκρεμή δικαιολογητικά πριν το κλείσιμο μήνα
• Παράλληλη δοκιμαστική λειτουργία για έναν πλήρη κύκλο κλεισίματος πριν την πλήρη ενεργοποίηση
• Σύντομη τεκμηρίωση κάθε ροής στα ελληνικά για τον λογιστή ή τη λογίστρια

Τεχνολογίες

• n8n
• API λογιστικού προγράμματος
• Τραπεζικό API / εξαγωγή κίνησης
• Email & Viber ειδοποιήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικές υπηρεσίες

• Αυτόματη ανάγνωση τιμολογίων προμηθευτών με OCRΤα τιμολόγια προμηθευτών φτάνουν σε PDF και email και κάποιος τα πληκτρολογεί ένα ένα στο λογιστικό. Τα διαβάζουμε αυτόματα με OCR και τα καταχωρούμε.
• Αυτοματοποίηση τιμολόγησης και myDATAΣυνδέουμε πωλήσεις, e-shop ή ταμείο με το λογιστικό σου ώστε τα παραστατικά να κόβονται και να διαβιβάζονται στο myDATA χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση.
• Αυτόματες αναφορές που φτάνουν στο email σου κάθε πρωίΠωλήσεις, απόθεμα και έσοδα σε αναφορά που φτάνει μόνη της στο email σου κάθε πρωί ή κάθε Δευτέρα, χωρίς κανείς να την ετοιμάζει με το χέρι.
• Ενσωματώσεις API ανάμεσα σε συστήματα που δεν μιλάνε μεταξύ τουςΣυνδέουμε ERP, e-shop, courier και λογιστικό πρόγραμμα που χτίστηκαν από διαφορετικές εταιρείες και δεν επικοινωνούν, ώστε τα δεδομένα να κινούνται μόνα τους.