Αυτόματη ανάγνωση τιμολογίων προμηθευτών με OCR
Τα τιμολόγια προμηθευτών φτάνουν σε PDF και email και κάποιος τα πληκτρολογεί ένα ένα στο λογιστικό. Τα διαβάζουμε αυτόματα με OCR και τα καταχωρούμε.
Το πρόβλημα
Κάθε βδομάδα φτάνουν δεκάδες τιμολόγια προμηθευτών — μερικά σε PDF μέσω email, μερικά σε χαρτί που σκανάρεται, μερικά μέσω Viber από τον οδηγό που έφερε την παραγγελία. Κάποιος στο λογιστήριο τα ανοίγει ένα ένα, διαβάζει το ποσό, τον ΑΦΜ του προμηθευτή, τον κωδικό ΦΠΑ, και τα πληκτρολογεί με το χέρι στο λογιστικό πρόγραμμα. Σε επιχείρηση με πολλούς προμηθευτές αυτό είναι ώρες κάθε βδομάδα, δουλειά που δεν χρειάζεται κρίση — χρειάζεται προσοχή στη λεπτομέρεια, και ακριβώς εκεί γίνονται τα λάθη: ένα ψηφίο του ΑΦΜ αλλάζει, ένα ποσό πληκτρολογείται με λάθος υποδιαστολή, ένας κωδικός ΦΠΑ μπαίνει λάθος κατηγορία. Το λάθος δεν φαίνεται αμέσως — φαίνεται στην αντιπαραβολή του τέλους μήνα, όταν το άθροισμα δεν βγαίνει και κάποιος πρέπει να ξαναψάξει ένα ένα τα τιμολόγια για να βρει ποιο καταχωρήθηκε λάθος. Όσο μεγαλώνει ο όγκος προμηθευτών, μεγαλώνει αναλογικά και ο χρόνος καταχώρησης, αλλά δεν προσλαμβάνεται δεύτερος λογιστής για αυτό — απλώς η δουλειά συσσωρεύεται και τα τιμολόγια καταχωρούνται με καθυστέρηση, πράγμα που καθυστερεί και την έκπτωση ΦΠΑ. Ο ιδιοκτήτης το μαθαίνει όταν ο λογιστής παραπονιέται ότι μένει πίσω, ή όταν ένας προμηθευτής τηλεφωνεί για ανεξόφλητο τιμολόγιο που στην πραγματικότητα δεν είχε καν καταχωρηθεί ακόμα.
Τι χτίζουμε
Στήνουμε ροή που διαβάζει αυτόματα κάθε τιμολόγιο προμηθευτή που φτάνει — μέσω email, φακέλου σάρωσης ή ανεβάσματος — και εξάγει τα βασικά στοιχεία: προμηθευτή, ΑΦΜ, ημερομηνία, ποσό, ΦΠΑ, γραμμές ειδών όπου υπάρχουν. Η τεχνολογία OCR διαβάζει το κείμενο πάνω στο PDF ή στη σαρωμένη εικόνα, ακόμα κι αν κάθε προμηθευτής χρησιμοποιεί διαφορετική μορφή τιμολογίου, γιατί δεν βασιζόμαστε σε σταθερή θέση πεδίων αλλά σε αναγνώριση περιεχομένου. Τα στοιχεία που εξάγονται περνάνε πρώτα από έλεγχο λογικής — αν το άθροισμα γραμμών δεν συμφωνεί με το τελικό ποσό, αν ο ΑΦΜ δεν έχει έγκυρη μορφή — και τέτοιες περιπτώσεις πηγαίνουν σε άνθρωπο για επιβεβαίωση αντί να καταχωρηθούν αυτόματα λάθος. Ό,τι περνάει τον έλεγχο καταχωρείται απευθείας στο λογιστικό πρόγραμμα ή στο ERP, έτοιμο προς έγκριση πληρωμής, χωρίς κανείς να το ξαναπληκτρολογεί. Ξεκινάμε συλλέγοντας δείγμα πραγματικών τιμολογίων από τους συνηθέστερους προμηθευτές σου, ρυθμίζουμε την αναγνώριση πάνω σε αυτά, και δοκιμάζουμε παράλληλα με τη χειροκίνητη καταχώρηση για δύο με τρεις εβδομάδες, συγκρίνοντας γραμμή προς γραμμή. Μόνο όταν η ακρίβεια είναι σταθερά υψηλή σταματάει η παράλληλη χειροκίνητη καταχώρηση. Το αρχείο του κάθε τιμολογίου αποθηκεύεται συνδεδεμένο με την καταχώρηση, ώστε σε έλεγχο να υπάρχει πάντα το πρωτότυπο διαθέσιμο.
Τι παραδίδουμε
- Συλλογή δείγματος πραγματικών τιμολογίων και ρύθμιση αναγνώρισης πάνω σε αυτά
- Αυτόματη εξαγωγή προμηθευτή, ΑΦΜ, ποσού, ΦΠΑ και γραμμών ειδών από κάθε τιμολόγιο
- Έλεγχος λογικής στα εξαγόμενα στοιχεία, με προώθηση σε άνθρωπο όταν κάτι δεν συμφωνεί
- Αυτόματη καταχώρηση στο λογιστικό πρόγραμμα ή στο ERP, έτοιμη προς έγκριση πληρωμής
- Αποθήκευση πρωτότυπου αρχείου συνδεδεμένη με κάθε καταχώρηση
- Παράλληλη δοκιμαστική λειτουργία με τη χειροκίνητη καταχώρηση πριν την πλήρη ενεργοποίηση
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Φάση 1 — συλλογή δειγμάτων και ρύθμιση αναγνώρισης: 1 έως 2 εβδομάδες. Φάση 2 — σύνδεση με λογιστικό πρόγραμμα και έλεγχοι λογικής: 2 έως 3 εβδομάδες. Φάση 3 — παράλληλη δοκιμή και πλήρης ενεργοποίηση: 2 εβδομάδες.
Ενδεικτικό κόστος
Ενδεικτικά από 2.000€ για τυπικό όγκο έως εκατό τιμολόγια τον μήνα με λίγους σταθερούς προμηθευτές, έως 6.500€ για μεγαλύτερο όγκο με πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές και μορφές τιμολογίου. Η τιμή ορίζεται μετά τη συλλογή δειγμάτων.
Συχνές ερωτήσεις
Δουλεύει με τιμολόγια σε χαρτί που σκανάρονται;
Ναι, το OCR διαβάζει τόσο ψηφιακά PDF όσο και σαρωμένες εικόνες, αρκεί η σάρωση να είναι ευανάγνωστη. Η ακρίβεια σε σαρωμένο χαρτί είναι συνήθως λίγο χαμηλότερη από ψηφιακό PDF, γι' αυτό ελέγχουμε ξεχωριστά κάθε τύπο πηγής στη φάση δοκιμής.
Τι γίνεται αν ένας νέος προμηθευτής στείλει τιμολόγιο σε μορφή που δεν έχουμε ξαναδεί;
Το σύστημα προσπαθεί να το διαβάσει με βάση όσα έχει μάθει από παρόμοια τιμολόγια. Αν η αναγνώριση δεν είναι σίγουρη, το προωθεί σε άνθρωπο για επιβεβαίωση αντί να καταχωρήσει κάτι λάθος, και η επόμενη φορά που έρθει τιμολόγιο από τον ίδιο προμηθευτή η ακρίβεια βελτιώνεται.
Πόσο ακριβές είναι σε σχέση με χειροκίνητη καταχώρηση;
Σε καθαρά ψηφιακά τιμολόγια η ακρίβεια είναι συνήθως πάνω από ό,τι πετυχαίνει άνθρωπος που πληκτρολογεί βιαστικά δεκάδες τιμολόγια τη μέρα, γιατί δεν κουράζεται. Ο έλεγχος λογικής πιάνει επιπλέον τις περιπτώσεις όπου κάτι δεν συμφωνεί, πριν καταχωρηθεί λάθος.
Ποιος εγκρίνει τελικά την πληρωμή;
Η αυτοματοποίηση φτάνει μέχρι την καταχώρηση του τιμολογίου, έτοιμη προς έγκριση. Η απόφαση πληρωμής παραμένει σε άνθρωπο — δεν αυτοματοποιούμε την πληρωμή χωρίς έγκριση, γιατί αυτό είναι σημείο που χρειάζεται πάντα ανθρώπινο έλεγχο.
Τι γίνεται με τη συμμόρφωση σε έλεγχο από εφορία;
Κάθε καταχώρηση παραμένει συνδεδεμένη με το πρωτότυπο αρχείο του τιμολογίου, οπότε σε έλεγχο υπάρχει πάντα διαθέσιμο το τεκμήριο. Ο λογιστής σου παραμένει υπεύθυνος για τη φορολογική ορθότητα των καταχωρήσεων.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία