Αυτοματοποίηση προσφορών: σύνθεση, τιμολόγηση και follow-up
Μια προσφορά χτίζεται σε Word, οι τιμές αντιγράφονται με το χέρι, και μετά κανείς δεν τη ξαναθυμάται. Αυτοματοποιούμε τη σύνθεση, την αποστολή και το follow-up.
Το πρόβλημα
Ένας πελάτης ζητάει προσφορά, και κάποιος ανοίγει ένα παλιό αρχείο Word από προηγούμενη προσφορά, σβήνει τα παλιά στοιχεία, ψάχνει τις τρέχουσες τιμές σε ξεχωριστό αρχείο ή στο ERP, τις αντιγράφει με το χέρι, υπολογίζει την έκπτωση αν υπάρχει, και ελπίζει να μην ξέχασε να αλλάξει κάτι από την προηγούμενη προσφορά που χρησιμοποίησε ως πρότυπο — γιατί έχει ξανασυμβεί να φύγει προσφορά με λάθος τιμή παλιού πελάτη. Η προσφορά στέλνεται με email, και από εκεί χάνεται μέσα στα εισερχόμενα· κανείς δεν σημειώνει πότε εστάλη ούτε πότε πρέπει να γίνει follow-up, οπότε είτε ξεχνιέται εντελώς είτε ο πωλητής θυμάται να ξαναγράψει τυχαία, βδομάδες αργότερα, όταν ο πελάτης έχει ήδη κλείσει αλλού. Δεν υπάρχει τρόπος να δεις πόσες προσφορές είναι ανοιχτές αυτή τη στιγμή, ποιο ποσοστό μετατρέπεται σε πώληση, ούτε ποιος πελάτης περιμένει απάντηση για δεύτερη βδομάδα. Όταν ένας πελάτης ζητήσει αναθεώρηση — λιγότερη ποσότητα, άλλο προϊόν — η νέα έκδοση της προσφοράς φτιάχνεται από την αρχή, και κανείς δεν είναι σίγουρος ποια έκδοση είναι η τελική αν ο πελάτης αναφερθεί σε παλιότερη τιμή. Ο ιδιοκτήτης μαθαίνει ότι μια προσφορά «σβήστηκε» μόνο όταν ο πελάτης αγοράσει αλλού και το πει τυχαία σε τηλεφώνημα.
Τι χτίζουμε
Χτίζουμε πρότυπο προσφοράς που τραβάει τιμές και προϊόντα αυτόματα από το τρέχον τιμοκατάλογο ή το ERP σου, οπότε ο πωλητής επιλέγει προϊόντα και ποσότητες και η προσφορά συντίθεται μόνη της με τις σωστές, τρέχουσες τιμές — χωρίς αντιγραφή με το χέρι και χωρίς κίνδυνο ξεχασμένης παλιάς τιμής. Κάθε προσφορά παίρνει αυτόματο μοναδικό κωδικό και αριθμό έκδοσης, οπότε αν χρειαστεί αναθεώρηση δημιουργείται νέα έκδοση που παραπέμπει στην προηγούμενη, και είναι πάντα σαφές ποια είναι η τρέχουσα ισχύουσα τιμή. Η προσφορά στέλνεται αυτόματα στον πελάτη μέσω email με το branding σου, και το σύστημα καταγράφει πότε ανοίχτηκε — πληροφορία που δείχνει αν ο πελάτης την είδε καθόλου. Ορίζουμε κανόνα αυτόματου follow-up: αν περάσουν τρεις με πέντε μέρες χωρίς απάντηση, ο πωλητής ειδοποιείται να επικοινωνήσει, ή στέλνεται αυτόματο ευγενικό υπενθυμιστικό μήνυμα, ανάλογα με το πώς δουλεύει η δική σου πωλητική ομάδα. Ο υπεύθυνος πωλήσεων βλέπει πίνακα με όλες τις ανοιχτές προσφορές, ταξινομημένες κατά ηλικία και αξία, ώστε να ξέρει ποιο ποσό βρίσκεται σε εκκρεμότητα και ποιες προσφορές χρειάζονται προσοχή πρώτα. Καταγράφουμε επίσης ποιο ποσοστό προσφορών μετατρέπεται σε πώληση, ώστε να υπάρχει πραγματικός αριθμός αντί για εντύπωση. Ξεκινάμε χαρτογραφώντας το σημερινό πρότυπο προσφοράς σου και τον τιμοκατάλογο, και χτίζουμε πρώτα τη σύνθεση αυτόματης προσφοράς πριν προσθέσουμε το follow-up.
Τι παραδίδουμε
- Πρότυπο προσφοράς που αντλεί τιμές και προϊόντα αυτόματα από τιμοκατάλογο ή ERP
- Αυτόματη έκδοση PDF προσφοράς με το branding σου, έτοιμη προς αποστολή
- Κωδικοποίηση εκδόσεων προσφοράς, ώστε να είναι πάντα σαφές ποια είναι η τελική
- Καταγραφή πότε στάλθηκε και πότε ανοίχτηκε κάθε προσφορά
- Αυτόματο follow-up ή ειδοποίηση πωλητή όταν περάσει προκαθορισμένο διάστημα χωρίς απάντηση
- Πίνακας ανοιχτών προσφορών με ηλικία, αξία και ποσοστό μετατροπής σε πώληση
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Φάση 1 — χαρτογράφηση προτύπου προσφοράς και τιμοκαταλόγου: 1 εβδομάδα. Φάση 2 — κατασκευή αυτόματης σύνθεσης και αποστολής προσφορών: 2 έως 4 εβδομάδες. Φάση 3 — προσθήκη αυτόματου follow-up και πίνακα παρακολούθησης: 1 έως 2 εβδομάδες.
Ενδεικτικό κόστος
Ενδεικτικά από 1.500€ για αυτόματη σύνθεση προσφοράς με στατικό τιμοκατάλογο, έως 6.000€ όταν οι τιμές αντλούνται ζωντανά από ERP και υπάρχει πίνακας παρακολούθησης με αυτόματο follow-up. Η τιμή ορίζεται μετά τη χαρτογράφηση του τρέχοντος προτύπου.
Συχνές ερωτήσεις
Θα μπορεί ο πωλητής να αλλάξει κάτι στην προσφορά πριν φύγει;
Ναι, το σύστημα συνθέτει προσχέδιο με σωστές τιμές, και ο πωλητής μπορεί να προσθέσει σχόλιο, να αλλάξει ποσότητα ή να δώσει ειδική έκπτωση μέσα σε προκαθορισμένα όρια πριν την αποστολή. Δεν φεύγει τίποτα αυτόματα χωρίς έλεγχο ανθρώπου, εκτός αν το ζητήσεις ρητά.
Πώς ξέρουμε αν ο πελάτης άνοιξε την προσφορά;
Το email καταγράφει άνοιγμα, και η πληροφορία εμφανίζεται στον πίνακα παρακολούθησης δίπλα σε κάθε προσφορά. Δεν είναι απόλυτα αλάνθαστο — κάποιοι πελάτες έχουν ρυθμίσεις που μπλοκάρουν την καταγραφή — αλλά δίνει καλή ένδειξη για το πότε αξίζει follow-up.
Τι γίνεται αν ο τιμοκατάλογος αλλάζει συχνά;
Αν οι τιμές αντλούνται ζωντανά από το ERP ή από κεντρικό αρχείο τιμών, κάθε νέα προσφορά χρησιμοποιεί αυτόματα την τρέχουσα τιμή τη στιγμή της σύνθεσης, χωρίς κάποιος να χρειάζεται να ενημερώνει το πρότυπο χειροκίνητα.
Μπορούμε να δούμε ποσοστό μετατροπής προσφορών σε πωλήσεις;
Ναι, ο πίνακας παρακολούθησης καταγράφει πόσες προσφορές έγιναν πώληση, πόσες απορρίφθηκαν και πόσες παραμένουν ανοιχτές, ανά πωλητή ή συνολικά, ώστε να υπάρχει πραγματικό στοιχείο αντί για εκτίμηση.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία