Ας μιλήσουμε

Αυτοματοποίηση διαδικασίας προσλήψεων

Βιογραφικά έρχονται από αγγελία, email και Viber χωρίς κοινό σημείο. Συγκεντρώνουμε τις αιτήσεις, οργανώνουμε τη διαλογή και τα ραντεβού συνέντευξης.

Το πρόβλημα

Μια αγγελία δημοσιεύεται σε jobfind ή σε ομάδα Facebook, και τα βιογραφικά αρχίζουν να έρχονται από παντού — κάποια στο email, κάποια στα μηνύματα της σελίδας, κάποια σε Viber από γνωστό που τα προωθεί. Ο υπεύθυνος πρόσληψης τα μαζεύει χειροκίνητα σε ένα φάκελο ή σε λίστα Excel, χωρίς κοινή μορφή, χωρίς να ξέρει ποιο έχει ήδη διαβάσει και ποιο όχι. Όσο η αγγελία μένει ανοιχτή, ο όγκος μεγαλώνει, και κάποια βιογραφικά χάνονται μέσα στη σωρεία — υποψήφιοι που θα ταίριαζαν δεν παίρνουν καν απάντηση, θετική ή αρνητική, και σχηματίζουν κακή εντύπωση για την επιχείρηση πριν καν προσληφθούν. Ο κανονισμός ραντεβού συνέντευξης γίνεται με τηλεφωνήματα και email μπρος πίσω — «σας βολεύει Τρίτη στις τρεις;» — μια αλληλογραφία που τρώει μέρες μόνο για να κλειδώσει μία ώρα. Μετά την πρόσληψη, τα έγγραφα εισόδου — ταυτότητα, ΑΜΚΑ, δηλώσεις, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού — μαζεύονται πάλι χειροκίνητα, με τον νέο υπάλληλο να στέλνει αρχεία σε email που κάποιος πρέπει να ταξινομήσει και να προωθήσει στο λογιστήριο για δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ. Όσο μεγαλώνει η επιχείρηση και προσλαμβάνει πιο συχνά, αυτή η διαδικασία δεν επιταχύνεται — απλώς απασχολεί περισσότερο χρόνο διευθυντικού προσωπικού που θα έπρεπε να αξιολογεί υποψηφίους, όχι να ταξινομεί email.

Τι χτίζουμε

Στήνουμε ένα κοινό σημείο υποδοχής για κάθε αίτηση, όποιο κανάλι κι αν χρησιμοποιήθηκε — φόρμα στο site, email, μηνύματα σελίδας — ώστε κάθε βιογραφικό να καταλήγει στο ίδιο μέρος με τα ίδια βασικά στοιχεία καταγεγραμμένα: όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, θέση ενδιαφέροντος. Μια πρώτη αυτόματη διαλογή ελέγχει βασικά κριτήρια που ορίζεις εσύ — τοποθεσία, διαθεσιμότητα, προϋπηρεσία — και ταξινομεί τις αιτήσεις σε κατηγορίες προτεραιότητας, ώστε ο υπεύθυνος πρόσληψης να ξεκινάει από τις πιο σχετικές, όχι με τη σειρά που έφτασαν τυχαία. Κάθε υποψήφιος λαμβάνει αυτόματη επιβεβαίωση παραλαβής, ώστε να ξέρει ότι η αίτησή του δεν χάθηκε, ακόμα κι αν η τελική απάντηση αργήσει. Ο κανονισμός συνέντευξης γίνεται μέσω συνδέσμου προγραμματισμού που δείχνει τις πραγματικά ελεύθερες ώρες του υπεύθυνου, ώστε ο υποψήφιος να κλειδώνει μόνος του ώρα χωρίς αλληλογραφία μπρος πίσω, και το ραντεβού μπαίνει αυτόματα και στα δύο ημερολόγια. Μετά τη θετική απόφαση, στέλνεται αυτόματα λίστα εγγράφων που χρειάζονται με ασφαλή σύνδεσμο ανεβάσματος, και όταν ολοκληρωθούν προωθούνται αυτόματα στο λογιστήριο για τη δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ. Σε κάθε βήμα ο άνθρωπος παίρνει την ουσιαστική απόφαση — ποιος προχωράει, ποιος προσλαμβάνεται — η αυτοματοποίηση αναλαμβάνει μόνο τη συγκέντρωση, την ταξινόμηση και τον προγραμματισμό γύρω από αυτή την απόφαση.

Τι παραδίδουμε

Τεχνολογίες

Χρονοδιάγραμμα

Φάση 1 — καταγραφή σημερινής ροής προσλήψεων και κριτηρίων διαλογής: 1 εβδομάδα. Φάση 2 — κατασκευή υποδοχής αιτήσεων, διαλογής και προγραμματισμού συνέντευξης: 3 εβδομάδες. Φάση 3 — σύνδεση με συλλογή εγγράφων εισόδου και δοκιμαστική λειτουργία: 1 έως 2 εβδομάδες.

Ενδεικτικό κόστος

Ενδεικτικά από 1.500€ για συγκέντρωση αιτήσεων και προγραμματισμό συνέντευξης, έως 5.500€ για πλήρη ροή που καλύπτει και τη συλλογή εγγράφων εισόδου. Η τιμή εξαρτάται από τον αριθμό καναλιών αιτήσεων που πρέπει να συνδεθούν.

Συχνές ερωτήσεις

Η αυτοματοποίηση αποφασίζει ποιος προσλαμβάνεται;

Όχι. Κάνει μόνο την πρώτη ταξινόμηση με βάση κριτήρια που ορίζεις εσύ, ώστε να ξεκινάς από τις πιο σχετικές αιτήσεις. Η αξιολόγηση και η τελική απόφαση πρόσληψης παραμένουν πάντα σε άνθρωπο.

Τι γίνεται με βιογραφικά που έρχονται από κανάλι που δεν έχουμε προβλέψει;

Στη φάση καταγραφής εντοπίζουμε όλα τα κανάλια που χρησιμοποιείς σήμερα και τα συνδέουμε στο κοινό σημείο υποδοχής. Αν αργότερα προστεθεί νέο κανάλι, συνδέεται χωρίς να ξαναχτίζεται όλη η ροή.

Λειτουργεί ο σύνδεσμος προγραμματισμού συνέντευξης με το ημερολόγιο που ήδη χρησιμοποιούμε;

Ναι, συνδέεται με Google Calendar ή με όποιο σύστημα ημερολογίου ήδη χρησιμοποιεί ο υπεύθυνος πρόσληψης, ώστε να δείχνει τις πραγματικά ελεύθερες ώρες χωρίς διπλοκλείσιμο.

Καλύπτει τη δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ;

Η ροή προωθεί αυτόματα τα ολοκληρωμένα έγγραφα του νέου υπαλλήλου στο λογιστήριο, έτοιμα για τη δήλωση. Η ίδια η δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ γίνεται από τον λογιστή σου, που παραμένει υπεύθυνος για τη νομική ορθότητά της.

Ταιριάζει σε επιχείρηση που προσλαμβάνει σπάνια, ή μόνο σε αυτές με συχνό όγκο;

Αποδίδει περισσότερο σε επιχείρηση με τακτικό όγκο αιτήσεων ή εποχική πρόσληψη, όπου ο χρόνος διαλογής είναι πραγματικό βάρος. Για μία θέση σπάνια τον χρόνο, το κόστος κατασκευής συνήθως δεν δικαιολογείται.

Σχετικές υπηρεσίες

Θέλεις να το συζητήσουμε;

Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.

Επικοινωνία