Ας μιλήσουμε

Αυτοματοποίηση ραντεβού και υπενθυμίσεων

Ραντεβού που κλείνονται με τηλεφωνήματα και ξεχνιούνται από τον πελάτη. Στήνουμε online κράτηση και αυτόματες υπενθυμίσεις που μειώνουν τα no-show.

Το πρόβλημα

Ο πελάτης καλεί για να κλείσει ραντεβού, η γραμματεία ανοίγει το ημερολόγιο, βρίσκει ελεύθερη ώρα, το σημειώνει. Αν καλέσει εκτός ωρών γραφείου, αφήνει μήνυμα και περιμένει να τον καλέσουν πίσω — και μέχρι τότε μπορεί να έχει κλείσει ραντεβού αλλού. Την παραμονή του ραντεβού κανείς δεν θυμίζει στον πελάτη ότι το έχει, οπότε ένα ποσοστό απλώς δεν εμφανίζεται — ξέχασε, μπερδεύτηκε με την ημέρα, ή απλώς άλλαξε σχέδια χωρίς να ενημερώσει, γιατί δεν υπήρχε εύκολος τρόπος να ακυρώσει. Κάθε τέτοιο κενό ραντεβού είναι χαμένος χρόνος που δεν αναπληρώνεται, γιατί κανείς άλλος δεν είχε την ευκαιρία να το πάρει την τελευταία στιγμή. Σε επιχειρήσεις με πυκνό πρόγραμμα ραντεβού — ιατρεία, κομμωτήρια, φυσικοθεραπευτήρια, συνεργεία — το ποσοστό no-show φτάνει συχνά στο δέκα με είκοσι τοις εκατό των συνολικών ραντεβού, κάτι που μεταφράζεται σε πραγματικό χαμένο έσοδο κάθε βδομάδα. Η γραμματεία που προσπαθεί να καλέσει χειροκίνητα κάθε πελάτη την παραμονή για επιβεβαίωση ξοδεύει ώρες σε τηλεφωνήματα αντί για άλλη δουλειά, και συχνά δεν προλαβαίνει να καλέσει όλους. Ο ιδιοκτήτης βλέπει το πρόβλημα σαν κενά στο ημερολόγιο που δεν εξηγούνται εύκολα, χωρίς στοιχεία που να δείχνουν πόσο ακριβώς κοστίζουν τα no-show σε πραγματικά έσοδα τον μήνα.

Τι χτίζουμε

Στήνουμε online κράτηση όπου ο πελάτης βλέπει τις πραγματικά ελεύθερες ώρες σου και κλείνει μόνος του ραντεβού, οποιαδήποτε ώρα, χωρίς να χρειάζεται να καλέσει μέσα σε ωράριο γραφείου. Η κράτηση μπαίνει αυτόματα στο ημερολόγιο, χωρίς κανείς να τη μεταφέρει με το χέρι, και ενημερώνεται αμέσως αν κάποια ώρα κρατηθεί ταυτόχρονα από αλλού. Μόλις κλειστεί το ραντεβού, ο πελάτης λαμβάνει αυτόματη επιβεβαίωση, και μία με δύο μέρες πριν λαμβάνει αυτόματη υπενθύμιση μέσω SMS ή Viber — το κανάλι που δείχνει καλύτερη ανταπόκριση στο δικό σου κοινό — με δυνατότητα να ακυρώσει ή να μετακινήσει το ραντεβού με ένα κλικ αν χρειαστεί, αντί να μην εμφανιστεί καθόλου. Όταν κάποιος ακυρώσει έγκαιρα, η ελεύθερη ώρα ειδοποιεί αυτόματα όσους περιμένουν σε λίστα αναμονής, ώστε το κενό να καλύπτεται αντί να χάνεται. Ξεκινάμε συνδέοντας το σύστημα κράτησης με το ημερολόγιο που ήδη χρησιμοποιείς, ρυθμίζουμε τους δικούς σου κανόνες — διάρκεια ανά υπηρεσία, ελάχιστο χρόνο πριν από κράτηση, ποιος υπάλληλος κάνει τι — και δοκιμάζουμε τη ροή υπενθυμίσεων με πραγματικά ραντεβού για δύο εβδομάδες πριν την ενεργοποιήσουμε πλήρως. Παρακολουθούμε το ποσοστό no-show πριν και μετά, ώστε να έχεις πραγματικό αριθμό για το πόσο άλλαξε, όχι μόνο εντύπωση.

Τι παραδίδουμε

Τεχνολογίες

Χρονοδιάγραμμα

Φάση 1 — καθορισμός κανόνων κράτησης και σύνδεση με το ημερολόγιο: 1 εβδομάδα. Φάση 2 — κατασκευή online κράτησης και αυτόματων υπενθυμίσεων: 2 έως 3 εβδομάδες. Φάση 3 — δοκιμαστική λειτουργία και πλήρης ενεργοποίηση: 1 εβδομάδα.

Ενδεικτικό κόστος

Ενδεικτικά από 1.200€ για online κράτηση με αυτόματες υπενθυμίσεις SMS ή Viber, έως 4.000€ με λίστα αναμονής και πολλαπλούς υπαλλήλους ή χώρους. Τεχνική υποστήριξη μετά την παράδοση από 150€ τον μήνα.

Συχνές ερωτήσεις

Ποια είναι η διαφορά από τον AI τηλεφωνητή που απαντάει κλήσεις;

Ο τηλεφωνητής απαντάει στο τηλέφωνο όταν κάποιος καλεί. Αυτή η υπηρεσία αφορά την online κράτηση χωρίς καθόλου τηλεφώνημα, και τις αυτόματες υπενθυμίσεις πριν το ραντεβού — οι δύο λύσεις συχνά δουλεύουν καλά μαζί, αλλά λύνουν διαφορετικό πρόβλημα.

Πόσο μειώνονται πραγματικά τα no-show;

Εξαρτάται από τον κλάδο, αλλά η αυτόματη υπενθύμιση με δυνατότητα ακύρωσης συνήθως μειώνει τα no-show αισθητά, γιατί δίνει στον πελάτη εύκολο τρόπο να ακυρώσει έγκαιρα αντί απλώς να μην εμφανιστεί. Μετράμε το πραγματικό ποσοστό πριν και μετά ώστε να έχεις συγκεκριμένο αριθμό.

Μπορεί ο πελάτης να ακυρώσει μόνος του χωρίς να καλέσει;

Ναι, το μήνυμα υπενθύμισης περιλαμβάνει σύνδεσμο ακύρωσης ή μετακίνησης με ένα κλικ, και η αλλαγή ενημερώνει αυτόματα το ημερολόγιο και τη λίστα αναμονής αν υπάρχει.

Δουλεύει με πολλούς υπαλλήλους ή χώρους ταυτόχρονα;

Ναι, ρυθμίζουμε το σύστημα ώστε κάθε υπάλληλος ή χώρος να έχει το δικό του ημερολόγιο διαθεσιμότητας, και ο πελάτης να βλέπει μόνο τις πραγματικά ελεύθερες συνδυασμένες ώρες.

Τι γίνεται αν ένας πελάτης δεν έχει κινητό για SMS ή Viber;

Η υπενθύμιση μπορεί να σταλεί εναλλακτικά μέσω email, ή να οριστεί χειροκίνητη τηλεφωνική επιβεβαίωση μόνο για τέτοιες εξαιρέσεις, ώστε να μη μένει κανείς χωρίς υπενθύμιση.

Σχετικές υπηρεσίες

Θέλεις να το συζητήσουμε;

Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.

Επικοινωνία