App διαχείρισης εργασιών: ποιος κάνει τι σήμερα, χωρίς προϋπολογισμό και χωρίς χαμένα μηνύματα
App διαχείρισης εργασιών για ανάθεση, προτεραιότητα και παρακολούθηση καθημερινών εργασιών μέσα στην ομάδα, χωρίς προϋπολογισμό ή πελάτη — μόνο η δουλειά της ημέρας.
Το πρόβλημα
Ένας λευκός πίνακας με μαρκαδόρους στον τοίχο του γραφείου δείχνει τις εργασίες της εβδομάδας, αλλά μόνο όσοι περνούν φυσικά από εκεί τον βλέπουν — όποιος δουλεύει από άλλο σημείο ή από το σπίτι μαθαίνει τι έχει να κάνει μέσα από ένα μήνυμα σε ομαδικό chat, ανάμεσα σε δεκάδες άλλα μηνύματα που δεν αφορούν αυτόν. Μια εργασία ανατίθεται προφορικά σε συνάντηση το πρωί, κανείς δεν τη γράφει πουθενά, και μέχρι το απόγευμα δύο άνθρωποι νομίζουν ότι την κάνουν και ένας τρίτος νομίζει ότι την έχει ήδη κάνει κάποιος άλλος. Ο προϊστάμενος ρωτάει «πού είμαστε με αυτό» και η απάντηση εξαρτάται από το ποιον ρώτησε — κάθε μέλος της ομάδας έχει τη δική του λίστα, σε χαρτί, σε σημειώσεις κινητού, στο κεφάλι του. Οι μικρές, επείγουσες δουλειές της ημέρας συνωστίζονται με τις μεγαλύτερες που δεν έχουν προθεσμία, και χωρίς κοινή εικόνα προτεραιότητας, κάποιος αποφασίζει μόνος του τι είναι σημαντικό — συχνά ό,τι θυμήθηκε τελευταίο, όχι ό,τι πραγματικά επείγει. Στο τέλος της εβδομάδας δεν υπάρχει κανένα ίχνος για το τι έγινε και τι όχι, πέρα από τη μνήμη του καθενός.
Τι χτίζουμε
Ο πίνακας μετακομίζει από τον τοίχο σε μια οθόνη που βλέπει όλη η ομάδα, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται ο καθένας: στήλες για το τι περιμένει, τι είναι σε εξέλιξη και τι ολοκληρώθηκε, με κάθε εργασία ανατεθειμένη σε συγκεκριμένο άνθρωπο και με σαφή προτεραιότητα. Μια εργασία που ανατίθεται σε συνάντηση καταχωρείται εκεί την ίδια στιγμή, όχι αργότερα αν κάποιος το θυμηθεί, οπότε δεν υπάρχει περίπτωση δύο άνθρωποι να κάνουν το ίδιο πράγμα νομίζοντας ο καθένας ότι είναι μόνος του. Ο προϊστάμενος βλέπει σε μια οθόνη το φόρτο κάθε μέλους της ομάδας — ποιος έχει δέκα ανοιχτές εργασίες και ποιος καμία — και μπορεί να ανακατανείμει πριν γίνει πρόβλημα, όχι αφού κάποιος καεί από υπερφόρτωση. Επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως ένας έλεγχος που γίνεται κάθε Δευτέρα, δημιουργούνται μία φορά και επανεμφανίζονται αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται κανείς να τις θυμάται. Σε αντίθεση με ένα σύστημα διαχείρισης έργων, εδώ δεν υπάρχει προϋπολογισμός, πελάτης ή ορίζοντας μηνών — η οπτική είναι η μέρα και η εβδομάδα, φτιαγμένη για ομάδα που θέλει να ξέρει τι πρέπει να γίνει σήμερα και ποιος το κάνει, χωρίς το βάρος δομής που χρειάζεται μόνο μεγάλο έργο με πελάτη.
Τι παραδίδουμε
- Πίνακας εργασιών με στήλες προόδου, ορατός σε όλη την ομάδα από οπουδήποτε
- Ανάθεση εργασίας σε συγκεκριμένο άνθρωπο με προτεραιότητα και προθεσμία
- Επισκόπηση φόρτου ανά μέλος ομάδας για έγκαιρη ανακατανομή
- Επαναλαμβανόμενες εργασίες που δημιουργούνται αυτόματα σε τακτά διαστήματα
- Ειδοποιήσεις σε κινητό όταν ανατίθεται νέα εργασία ή αλλάζει η προθεσμία
- Ιστορικό ολοκληρωμένων εργασιών ανά άτομο και ανά περίοδο
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Οι πρώτες δύο εβδομάδες καταγράφουν πώς ανατίθενται σήμερα οι εργασίες και ποιες επαναλαμβάνονται τακτικά. Ακολουθούν τρεις έως τέσσερις εβδομάδες ανάπτυξης του πίνακα, των αναθέσεων και των ειδοποιήσεων. Η τελευταία εβδομάδα η ομάδα δουλεύει με το νέο σύστημα παράλληλα με τον παλιό πίνακα ή το ομαδικό chat, μέχρι να το υιοθετήσει πλήρως.
Ενδεικτικό κόστος
Για ομάδα έως δέκα άτομα με πίνακα εργασιών, αναθέσεις και ειδοποιήσεις, από 6.000€. Το κόστος δεν αυξάνεται γραμμικά με τον αριθμό χρηστών· ομάδα τριάντα ατόμων με πολλαπλά τμήματα και επαναλαμβανόμενες εργασίες κινείται στις 9.000€ έως 12.000€, γιατί η πολυπλοκότητα έρχεται από τη δομή, όχι από το πλήθος των ανθρώπων.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά από ένα σύστημα διαχείρισης έργων;
Το σύστημα διαχείρισης έργων παρακολουθεί προϋπολογισμό, πελάτη και φάσεις σε ορίζοντα μηνών. Αυτό εδώ παρακολουθεί ποιος κάνει τι σήμερα και αυτή την εβδομάδα, χωρίς προϋπολογισμό ή πελάτη — για ομάδες που χρειάζονται καθαρότητα στην καθημερινή ροή, όχι διαχείριση έργου.
Δουλεύει για ομάδα που εργάζεται εξ αποστάσεως ή σε βάρδιες;
Ναι, ο πίνακας είναι ορατός από οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση, με ειδοποιήσεις στο κινητό όποτε ανατίθεται κάτι νέο. Δεν εξαρτάται από φυσική παρουσία σε συγκεκριμένο χώρο, σε αντίθεση με τον πίνακα στον τοίχο.
Μπορούν να μπουν εργασίες που επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα ή κάθε μήνα;
Ναι, ορίζεται μία φορά ο κανόνας επανάληψης και η εργασία επανεμφανίζεται αυτόματα στον πίνακα, ανατεθειμένη στο ίδιο άτομο ή σε ρόλο, χωρίς να χρειάζεται χειροκίνητη δημιουργία κάθε φορά.
Ποιος κατέχει τα δεδομένα και τον κώδικα της εφαρμογής;
Εσείς, πλήρως — παραδίδουμε repository, βάση δεδομένων και πρόσβαση στην υποδομή με το κλείσιμο του έργου, χωρίς εξάρτηση από εμάς για να συνεχίσετε τη χρήση.
Πόσο κοστίζει η υποστήριξη μετά την παράδοση;
Από 150€ τον μήνα, χωρίς χρέωση ανά χρήστη. Καλύπτει παρακολούθηση λειτουργίας, αντίγραφα ασφαλείας και μικροδιορθώσεις στη ροή αναθέσεων.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία