App βαρδιών: πρόγραμμα βαρδιών, αλλαγές και κάλυψη χωρίς κενά
App βαρδιών για κατάρτιση και δημοσίευση προγράμματος, αιτήματα αλλαγής μεταξύ υπαλλήλων και έλεγχο κάλυψης, ώστε καμία βάρδια να μη μείνει χωρίς προσωπικό.
Το πρόβλημα
Κάθε Πέμπτο απόγευμα, ο υπεύθυνος βάρδιας ανοίγει ένα Excel με τα ονόματα της ομάδας σε στήλες και τις μέρες σε γραμμές, και αρχίζει να γεμίζει κελιά προσπαθώντας να θυμηθεί ποιος ζήτησε ρεπό, ποιος δεν μπορεί Σάββατο, ποιος έκανε τρεις συνεχόμενες βάρδιες την προηγούμενη εβδομάδα. Το πρόγραμμα τυπώνεται και κολλάει στον πίνακα ανακοινώσεων, και όποιος δεν πέρασε από εκεί μαθαίνει τη βάρδια του μέσω μηνύματος σε ομαδικό chat, συχνά καθυστερημένα. Όταν κάποιος αρρωσταίνει την τελευταία στιγμή, η αναζήτηση αντικαταστάτη γίνεται με τηλεφωνήματα στη σειρά μέχρι κάποιος να απαντήσει ναι, και μέχρι τότε η βάρδια μένει ακάλυπτη. Δύο υπάλληλοι κανονίζουν μεταξύ τους μια αλλαγή βάρδιας προφορικά και ξεχνούν να το πουν στον υπεύθυνο, οπότε το επίσημο πρόγραμμα δείχνει κάτι διαφορετικό από το ποιος πραγματικά εμφανίστηκε. Οι κανόνες για ελάχιστη ανάπαυση ανάμεσα σε βάρδιες υπάρχουν στο μυαλό του υπεύθυνου, όχι πουθενά γραμμένοι, και σε βάρδιες που αλλάζουν συχνά είναι εύκολο να ξεφύγει κάτι χωρίς να το προσέξει κανείς μέχρι να γίνει παράπονο.
Τι χτίζουμε
Η κατάρτιση του προγράμματος γίνεται σε ένα ημερολόγιο βαρδιών όπου ο υπεύθυνος βλέπει με μια ματιά ποιος είναι διαθέσιμος, ποιος έχει ήδη δηλωμένο ρεπό και ποιος πλησιάζει στο όριο συνεχόμενων ημερών εργασίας, και τοποθετεί κόσμο σε βάρδιες μέσα σε λεπτά αντί σε ώρες. Το σύστημα επισημαίνει αυτόματα συγκρούσεις — δύο βάρδιες στον ίδιο άνθρωπο την ίδια μέρα, ή απόσταση μικρότερη από το ελάχιστο διάστημα ανάπαυσης που έχετε ορίσει — πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα, όχι αφού ήδη κυκλοφόρησε. Με τη δημοσίευση, κάθε υπάλληλος βλέπει τη δική του βάρδια στο κινητό του, με ειδοποίηση όποτε αλλάζει κάτι που τον αφορά. Ένα αίτημα αλλαγής βάρδιας ανάμεσα σε δύο συναδέλφους περνάει μέσα από το σύστημα με έγκριση του υπευθύνου, οπότε το επίσημο πρόγραμμα ενημερώνεται αυτόματα και δεν υπάρχει απόσταση ανάμεσα σε αυτό που συμφωνήθηκε προφορικά και σε αυτό που καταγράφηκε. Όταν προκύπτει έκτακτη απουσία, το σύστημα δείχνει αμέσως ποιοι διαθέσιμοι υπάλληλοι δεν έχουν ήδη βάρδια εκείνη την ώρα, ώστε η αναζήτηση αντικαταστάτη να γίνεται με λίστα υποψηφίων αντί με σειρά τηλεφωνημάτων. Το σύστημα δεν εγγυάται συμμόρφωση με εργατική νομοθεσία — καταγράφει τους κανόνες ανάπαυσης και ωραρίου που εσείς ορίζετε και επισημαίνει παραβάσεις τους πριν προκύψουν.
Τι παραδίδουμε
- Ημερολόγιο βαρδιών με οπτική επισκόπηση διαθεσιμότητας ανά υπάλληλο
- Αυτόματος εντοπισμός συγκρούσεων και παραβάσεων ελάχιστης ανάπαυσης πριν τη δημοσίευση
- Δημοσίευση προγράμματος με ειδοποίηση στο κινητό κάθε υπαλλήλου
- Ροή αιτήματος και έγκρισης αλλαγής βάρδιας μεταξύ συναδέλφων
- Λίστα διαθέσιμων υπαλλήλων για άμεση κάλυψη έκτακτης απουσίας
- Ιστορικό προγραμμάτων και αλλαγών ανά υπάλληλο και ανά περίοδο
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Η πρώτη εβδομάδα καταγράφει τους κανόνες βαρδιών, τις ειδικές διαθεσιμότητες της ομάδας και το πώς γίνεται σήμερα η αναζήτηση αντικαταστάτη. Ακολουθούν τέσσερις έως πέντε εβδομάδες ανάπτυξης του ημερολογίου, των ειδοποιήσεων και της ροής αλλαγών. Οι τελευταίες δύο εβδομάδες το πρόγραμμα δημοσιεύεται παράλληλα με το Excel για μία ή δύο περιόδους, ώστε να επιβεβαιωθεί ότι η κάλυψη βγαίνει σωστή πριν σταματήσει η παλιά μέθοδος.
Ενδεικτικό κόστος
Για ομάδα έως δεκαπέντε άτομα σε μία βάρδια-πρόγραμμα, από 6.500€. Για επιχείρηση με πολλαπλές τοποθεσίες, τμήματα και κανόνες ανάπαυσης ανά ειδικότητα, το κόστος κινείται στις 12.000€ έως 18.000€. Η βασική τιμή περιλαμβάνει το ημερολόγιο και τις ειδοποιήσεις· η αυτόματη πρόταση κάλυψης έκτακτης απουσίας τιμολογείται ξεχωριστά αν χρειάζεται λογική πρόβλεψης πέρα από απλή λίστα διαθέσιμων.
Συχνές ερωτήσεις
Εγγυάται το σύστημα ότι το πρόγραμμα τηρεί την εργατική νομοθεσία;
Όχι, δεν αντικαθιστά νομική συμβουλή ούτε πιστοποιεί συμμόρφωση. Καταγράφει τους κανόνες ελάχιστης ανάπαυσης και μέγιστων συνεχόμενων ημερών που εσείς ορίζετε, και επισημαίνει παραβάσεις τους πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα, ώστε να τις διορθώσετε εγκαίρως.
Πώς βλέπουν οι υπάλληλοι τη βάρδια τους;
Από το κινητό τους, μέσα από την εφαρμογή, με ειδοποίηση κάθε φορά που δημοσιεύεται νέο πρόγραμμα ή αλλάζει κάτι που τους αφορά. Δεν χρειάζεται να περάσουν από τον πίνακα ανακοινώσεων ή να ψάξουν σε ομαδικό chat.
Τι γίνεται όταν δύο υπάλληλοι κανονίσουν αλλαγή βάρδιας μεταξύ τους;
Το αίτημα υποβάλλεται μέσα στο σύστημα και ο υπεύθυνος το εγκρίνει ή το απορρίπτει· μετά την έγκριση το επίσημο πρόγραμμα ενημερώνεται αυτόματα. Έτσι δεν υπάρχει ποτέ απόσταση ανάμεσα σε προφορική συμφωνία και επίσημη καταγραφή.
Μπορεί να διαχειριστεί πολλές τοποθεσίες ή τμήματα ταυτόχρονα;
Ναι, κάθε τοποθεσία ή τμήμα μπορεί να έχει δικό του ημερολόγιο και δικούς του κανόνες, με τον υπεύθυνο να βλέπει είτε ξεχωριστά είτε συγκεντρωτικά. Το ορίζουμε στη φάση καταγράφησης ανάλογα με τη δομή σας.
Ποιο είναι το κόστος υποστήριξης μετά την παράδοση;
Από 150€ τον μήνα, χωρίς χρέωση ανά υπάλληλο ή ανά βάρδια. Καλύπτει παρακολούθηση λειτουργίας, αντίγραφα ασφαλείας και μικροδιορθώσεις στους κανόνες προγράμματος.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία