App διαχείρισης προσωπικού: φάκελος υπαλλήλου, άδειες, εκπαίδευση, δικαιώματα

App διαχείρισης προσωπικού με ψηφιακό φάκελο υπαλλήλου, συμβάσεις, άδειες, εκπαιδεύσεις και έγγραφα, ώστε να ξέρετε ποιος είναι εξουσιοδοτημένος για τι.

Το πρόβλημα

Ο πιο δύσκολος περιορισμός σε αυτό το κομμάτι δεν είναι τεχνικός — είναι ότι ο φάκελος ενός υπαλλήλου δεν είναι ποτέ ένα πράγμα. Η σύμβαση είναι σε ένα ντοσιέ στο γραφείο προσωπικού, οι μέρες άδειας που έχει πάρει σε ένα Excel που κρατάει η λογίστρια, το πιστοποιητικό εκπαίδευσης ασφαλείας σε ένα email που στάλθηκε πριν έξι μήνες και ίσως χάθηκε, και η άδεια χειρισμού ενός συγκεκριμένου μηχανήματος στη μνήμη του προϊσταμένου βάρδιας. Όταν χρειάζεται να απαντηθεί μια απλή ερώτηση — «είναι αυτός ο άνθρωπος εξουσιοδοτημένος να χειριστεί αυτό το μηχάνημα σήμερα;» — η απάντηση απαιτεί τρία τηλεφωνήματα. Ένας υπάλληλος ζητά άδεια, ο προϊστάμενός του την εγκρίνει προφορικά, αλλά η λογίστρια δεν το μαθαίνει και το ημερομίσθιο βγαίνει λάθος στο τέλος του μήνα. Ένα πιστοποιητικό ασφαλείας λήγει και κανείς δεν το προσέχει μέχρι να γίνει έλεγχος. Όταν φεύγει ένας υπάλληλος από τη θέση προσωπικού, φεύγει μαζί του η γνώση για το ποιος φάκελος βρίσκεται πού, και ο επόμενος ξεκινά χτίζοντας το σύστημά του από την αρχή, με τη δική του λογική, ασύμβατη με του προκατόχου.

Τι χτίζουμε

Κάθε υπάλληλος αποκτά έναν ψηφιακό φάκελο που είναι το ένα σημείο αλήθειας: στοιχεία σύμβασης, ημερομηνία έναρξης, ιστορικό αδειών με υπόλοιπο ενημερωμένο αυτόματα, εκπαιδεύσεις που έχει ολοκληρώσει με ημερομηνία λήξης πιστοποίησης όπου υπάρχει, και έγγραφα σκαναρισμένα και συνδεδεμένα με το όνομά του αντί για σκόρπια σε ντοσιέ. Το αίτημα άδειας περνάει από ψηφιακή έγκριση: ο υπάλληλος το υποβάλλει, ο προϊστάμενος το εγκρίνει ή το απορρίπτει μέσα στο σύστημα, και το υπόλοιπο ενημερώνεται αυτόματα — χωρίς προφορική έγκριση που χάνεται στον δρόμο προς τη μισθοδοσία. Δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις καταγράφονται ρητά ανά υπάλληλο, οπότε η ερώτηση για το ποιος μπορεί να χειριστεί τι απαντιέται με μια αναζήτηση, όχι με τηλέφωνο. Το σύστημα στέλνει ειδοποίηση πριν λήξει μια πιστοποίηση εκπαίδευσης, ώστε η ανανέωση να προγραμματίζεται εγκαίρως αντί να ανακαλύπτεται σε έλεγχο. Δεν αντικαθιστά τη μισθοδοσία ούτε βγάζει δηλώσεις ΕΡΓΑΝΗ — καταγράφει με ακρίβεια τα δεδομένα που χρειάζεται το λογιστήριο ή ο εξωτερικός συνεργάτης μισθοδοσίας για να τα υποβάλει σωστά, μειώνοντας τα λάθη που προκύπτουν από χειρόγραφη μεταφορά στοιχείων ανάμεσα σε ασύνδετα αρχεία.

Τι παραδίδουμε

• Ψηφιακός φάκελος υπαλλήλου με σύμβαση, στοιχεία και ιστορικό απασχόλησης
• Ροή αιτήματος και έγκρισης άδειας με αυτόματο υπόλοιπο ημερών
• Καταγραφή εκπαιδεύσεων και πιστοποιήσεων με ειδοποίηση πριν τη λήξη
• Δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις ανά υπάλληλο, αναζητήσιμα σε δευτερόλεπτα
• Ασφαλής αποθήκευση εγγράφων προσωπικού με πρόσβαση βάσει ρόλου
• Εξαγωγή στοιχείων προς μισθοδοσία σε μορφή έτοιμη για το λογιστήριο

Τεχνολογίες

• Next.js
• TypeScript
• PostgreSQL
• Vercel
• n8n

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικές υπηρεσίες

• App βαρδιών: πρόγραμμα βαρδιών, αλλαγές και κάλυψη χωρίς κενάApp βαρδιών για κατάρτιση και δημοσίευση προγράμματος, αιτήματα αλλαγής μεταξύ υπαλλήλων και έλεγχο κάλυψης, ώστε καμία βάρδια να μη μείνει χωρίς προσωπικό.
• App παρουσιών & ωρομέτρησης: check-in, υπερωρίες, καθαρά στοιχεία για μισθοδοσίαApp παρουσιών και ωρομέτρησης με check-in από κινητό ή τερματικό, αυτόματο υπολογισμό υπερωριών και καθαρή εξαγωγή δεδομένων για τη μισθοδοσία.
• App διαχείρισης επιχείρησης: μία οθόνη για ό,τι συμβαίνει σε κάθε τμήμαΧτίζουμε app διαχείρισης επιχείρησης που συγκεντρώνει παραγγελίες, απόθεμα, πελάτες και οικονομικά σε μία οθόνη, ώστε ο ιδιοκτήτης να βλέπει την πραγματική εικόνα.