Ας μιλήσουμε

App διαχείρισης στόλου: service, ΚΤΕΟ, ασφάλιστρα και κόστος ανά όχημα

App διαχείρισης στόλου για προγράμματα service, προθεσμίες ΚΤΕΟ και ασφάλισης, ανάθεση οδηγών και κόστος ανά όχημα, με ειδοποιήσεις πριν τη λήξη.

Το πρόβλημα

Ο υπεύθυνος στόλου έχει ένα ντουλάπι με φακέλους, έναν για κάθε όχημα, με τιμολόγια service, αντίγραφα ασφαλιστηρίων και βεβαιώσεις ΚΤΕΟ. Όταν χρειάζεται να δει πότε λήγει η ασφάλεια ενός συγκεκριμένου φορτηγού, ψάχνει τον φάκελο — αν είναι στη σειρά του, αν δεν τον έχει πάρει κάποιος άλλος για κάτι άλλο. Οι προθεσμίες κρατούνται σε ημερολόγιο τοίχου ή στο κεφάλι του υπεύθυνου, και όταν αυτός λείπει μια βδομάδα, κανείς άλλος δεν ξέρει ποιο όχημα πλησιάζει σε ΚΤΕΟ. Ένα φορτηγό μένει ακινητοποιημένο δύο μέρες επειδή κάποιος πρόσεξε καθυστερημένα ότι είχε λήξει η ασφάλεια, και η ζημιά δεν είναι μόνο το πρόστιμο — είναι το δρομολόγιο που δεν έγινε και ο πελάτης που περίμενε. Το κόστος συντήρησης καταγράφεται σε τιμολόγια σκόρπια σε φακέλους, χωρίς κανείς να έχει αθροίσει ποτέ πόσο στοιχίζει πραγματικά ένα συγκεκριμένο όχημα τον χρόνο σε καύσιμα, service και επισκευές — κάποια οχήματα κοστίζουν διπλάσια από άλλα και κανείς δεν το ξέρει γιατί κανείς δεν το έχει μετρήσει. Η ανάθεση οδηγού σε όχημα γίνεται προφορικά, και όταν χρειάζεται να αποδειχθεί ποιος οδηγούσε ποιο όχημα μια συγκεκριμένη μέρα, η απάντηση βασίζεται σε μνήμη.

Τι χτίζουμε

Ό,τι σήμερα ζει σε φακέλους μπαίνει σε μια κάρτα ανά όχημα: πινακίδα, μοντέλο, ημερομηνία λήξης ΚΤΕΟ, ασφάλισης και επόμενου service, με ιστορικό κάθε επισκευής και το κόστος της. Το σύστημα στέλνει ειδοποίηση αυτόματα πριν λήξει κάθε προθεσμία — δεκαπέντε μέρες πριν, όχι την ημέρα λήξης — σε όποιον έχει οριστεί υπεύθυνος, ώστε η γνώση να μην κρύβεται στο κεφάλι ενός ανθρώπου. Κάθε τιμολόγιο service ή επισκευής καταχωρείται στο όχημα που αφορά, οπότε στο τέλος του χρόνου υπάρχει πραγματικό κόστος ανά όχημα, συγκρίσιμο μεταξύ τους — και συνήθως εκεί φαίνεται πρώτη φορά ποιο όχημα αξίζει να αντικατασταθεί. Η ανάθεση οδηγού σε όχημα καταγράφεται με ημερομηνία, οπότε υπάρχει ιστορικό ποιος οδηγούσε τι, χρήσιμο και για ασφαλιστικές υποθέσεις και για κατανομή ευθύνης. Το σύστημα δεν βγάζει πιστοποιητικά ΚΤΕΟ ούτε αντικαθιστά τον ασφαλιστή — καταγράφει τις ημερομηνίες που εσείς του δίνετε και ειδοποιεί έγκαιρα, ώστε η προετοιμασία να γίνεται με άνεση χρόνου αντί υπό πίεση. Ένα ταμπλό δείχνει με μια ματιά ποια οχήματα πλησιάζουν σε προθεσμία και ποια είναι ακινητοποιημένα, χρήσιμο σε στόλο δέκα οχημάτων εξίσου με στόλο πενήντα.

Τι παραδίδουμε

Τεχνολογίες

Χρονοδιάγραμμα

Πρώτο βήμα — καταγραφή του στόλου, των υπαρχόντων φακέλων και του πώς παρακολουθούνται σήμερα οι προθεσμίες: 1 έως 2 εβδομάδες. Δεύτερο βήμα — ανάπτυξη της κάρτας οχήματος, των ειδοποιήσεων και του ταμπλό: 4 έως 6 εβδομάδες. Τρίτο βήμα — μεταφορά ιστορικών δεδομένων και δοκιμαστική λειτουργία σε παράλληλη χρήση με τους φακέλους: 2 εβδομάδες.

Ενδεικτικό κόστος

Για στόλο έως δέκα οχήματα με κάρτα οχήματος, προθεσμίες και ειδοποιήσεις, από 6.500€. Για στόλο άνω των τριάντα οχημάτων με πλήρη καταγραφή κόστους ανά όχημα, ιστορικό αναθέσεων οδηγών και ταμπλό διοίκησης, το κόστος κινείται στις 14.000€ έως 20.000€, ανάλογα με τον αριθμό οχημάτων και το πλήθος τύπων προθεσμιών που παρακολουθούνται.

Συχνές ερωτήσεις

Το σύστημα εκδίδει ή πιστοποιεί ΚΤΕΟ και ασφάλιση;

Όχι, καταγράφει τις ημερομηνίες που εσείς εισάγετε και ειδοποιεί έγκαιρα πριν τη λήξη τους. Την ίδια την πιστοποίηση ή ανανέωση συνεχίζετε να την κάνετε με τον φορέα ΚΤΕΟ ή τον ασφαλιστή σας όπως και σήμερα.

Πώς μεταφέρονται τα υπάρχοντα δεδομένα από τους φακέλους;

Καταγράφουμε τα βασικά στοιχεία κάθε οχήματος και τις τρέχουσες προθεσμίες κατά την έναρξη του έργου, ώστε το σύστημα να ξεκινά με πλήρη εικόνα και όχι από μηδέν. Παλαιότερα τιμολόγια service μπορούν να προστεθούν σταδιακά αν χρειάζεται πλήρες ιστορικό κόστους.

Μπορεί να διαχειριστεί στόλο μικτό, ιδιόκτητα και ενοικιαζόμενα οχήματα;

Ναι, κάθε όχημα καταχωρείται ανεξάρτητα από το ιδιοκτησιακό καθεστώς, με τις δικές του προθεσμίες. Για ενοικιαζόμενα οχήματα μπορεί να προστεθεί επιπλέον πεδίο για την ημερομηνία λήξης του συμβολαίου ενοικίασης.

Πόσο κοστίζει η συντήρηση της εφαρμογής μετά την παράδοση;

Από 150€ τον μήνα, χωρίς χρέωση ανά όχημα ή ανά χρήστη. Καλύπτει παρακολούθηση λειτουργίας, αντίγραφα ασφαλείας και μικρές προσαρμογές στις κατηγορίες προθεσμιών που παρακολουθείτε.

Συνδέεται με το λογιστικό μας για τα τιμολόγια service;

Σε αρκετές περιπτώσεις ναι, μέσω API ή προγραμματισμένης εισαγωγής αρχείων, ώστε το κόστος ανά όχημα να ενημερώνεται χωρίς διπλή καταχώρηση. Το εξετάζουμε στην αρχική καταγραφή, ανάλογα με το λογιστικό πρόγραμμα που ήδη χρησιμοποιείτε.

Σχετικές υπηρεσίες

Θέλεις να το συζητήσουμε;

Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.

Επικοινωνία