App κρατήσεων: αίθουσες, εξοπλισμός, τραπέζια και οχήματα χωρίς επικάλυψη
App κρατήσεων για αίθουσες συνεδριάσεων, εξοπλισμό, τραπέζια ή οχήματα, με ημερολόγιο ανά πόρο και αυτόματη αποτροπή διπλής κράτησης του ίδιου πράγματος.
Το πρόβλημα
Δύο τμήματα κλείνουν την ίδια αίθουσα συνεδριάσεων για την ίδια ώρα — το ένα μέσα από κοινόχρηστο ημερολόγιο, το άλλο με ένα post-it κολλημένο στην πόρτα της αίθουσας — και το ανακαλύπτουν και τα δύο μαζί, στην πόρτα, τη στιγμή που φτάνουν. Ο μοναδικός βιντεοπροβολέας της εταιρείας τον έχει πάρει κάποιος για μια παρουσίαση σε άλλο κτίριο, και όποιος τον χρειάζεται σήμερα το μαθαίνει μόνο αφού ψάξει το ντουλάπι όπου συνήθως φυλάσσεται και δεν τον βρει. Ένα εστιατόριο δέχεται τηλεφωνική κράτηση για τραπέζι έξι ατόμων στις εννιά, ενώ το ίδιο τραπέζι έχει ήδη δοθεί σε άλλον πελάτη μέσω online φόρμας που δεν μιλάει με το τετράδιο κρατήσεων της αίθουσας. Ένα εταιρικό όχημα κλείνεται από δύο διαφορετικούς υπαλλήλους την ίδια μέρα για διαφορετικές μετακινήσεις, και η σύγκρουση φαίνεται το πρωί που και οι δύο ζητούν τα κλειδιά ταυτόχρονα. Σε κάθε περίπτωση το πρόβλημα είναι το ίδιο: ένας πόρος που υπάρχει μόνο ένας — δεν μπορεί να είναι σε δύο μέρη ταυτόχρονα — και κανένα κοινό σημείο αλήθειας για το ποιος τον έχει κλείσει και πότε.
Τι χτίζουμε
Το κλείδωμα μιας κράτησης γίνεται τη στιγμή που επιβεβαιώνεται, όχι αργότερα σε κάποιο τετράδιο που κάποιος θα συμπληρώσει το βράδυ — αίθουσα, βιντεοπροβολέας, τραπέζι ή όχημα μπαίνουν όλα στο ίδιο ημερολόγιο ανά πόρο, ώστε όποιος θέλει να κλείσει κάτι να βλέπει αμέσως πότε είναι πράγματι ελεύθερο. Μια κράτηση, είτε γίνεται από υπάλληλο μέσα από το σύστημα είτε από πελάτη μέσα από δημόσια φόρμα, δεσμεύει τον πόρο τη στιγμή που επιβεβαιώνεται, και το σύστημα αρνείται αυτόματα οποιαδήποτε δεύτερη κράτηση που θα επικαλυπτόταν στον χρόνο — δεν χρειάζεται κανείς να το προσέξει χειροκίνητα, το εμποδίζει η ίδια η δομή. Πόροι που χρησιμοποιούνται συχνά από τα ίδια άτομα, όπως ένα εταιρικό όχημα ή μια συγκεκριμένη αίθουσα, μπορούν να έχουν κανόνες προτεραιότητας ή περιορισμούς διάρκειας, ώστε ένας άνθρωπος να μη δεσμεύει το ίδιο πράγμα επ' αόριστον. Για χώρους όπως εστιατόριο, η κράτηση συνδέεται με αριθμό ατόμων και τραπέζι συγκεκριμένης χωρητικότητας, ώστε το σύστημα να προτείνει μόνο τραπέζια που πράγματι χωράνε την παρέα. Ένα ημερολόγιο επισκόπησης δείχνει όλους τους πόρους μαζί, χρήσιμο όταν χρειάζεται να βρεθεί γρήγορα ποια αίθουσα ή ποιο όχημα είναι ελεύθερο μια συγκεκριμένη ώρα, χωρίς να ελέγχεται κάρτα προς κάρτα.
Τι παραδίδουμε
- Κάρτα και ημερολόγιο ανά κρατήσιμο πόρο — αίθουσα, εξοπλισμός, τραπέζι ή όχημα
- Αυτόματη αποτροπή επικάλυψης όταν δύο κρατήσεις συγκρούονται στον ίδιο πόρο
- Δημόσια φόρμα κράτησης για πελάτες, όπου χρειάζεται, με άμεση επιβεβαίωση
- Κανόνες προτεραιότητας και μέγιστης διάρκειας ανά τύπο πόρου
- Επισκόπηση όλων των πόρων σε ένα ημερολόγιο για γρήγορη εύρεση διαθεσιμότητας
- Ειδοποιήσεις σε κράτηση, τροποποίηση ή ακύρωση στους εμπλεκόμενους
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Καταγράφουμε πρώτα ποιοι πόροι κλείνονται σήμερα, με ποιους κανόνες και ποιες συγκρούσεις εμφανίζονται πιο συχνά — περίπου 1 έως 2 εβδομάδες. Ακολουθεί ανάπτυξη του ημερολογίου ανά πόρο, της αποτροπής επικάλυψης και της φόρμας κράτησης, 4 έως 6 εβδομάδες ανάλογα με τον αριθμό τύπων πόρων. Οι τελευταίες δύο εβδομάδες η κράτηση γίνεται παράλληλα με τη σημερινή μέθοδο, μέχρι να επιβεβαιωθεί ότι δεν προκύπτουν πλέον επικαλύψεις.
Ενδεικτικό κόστος
Για διαχείριση μέχρι πέντε πόρων, όπως αίθουσες συνεδριάσεων ενός γραφείου, από 5.500€. Για δεκάδες πόρους διαφορετικών τύπων — αίθουσες, εξοπλισμός, οχήματα — με δημόσια φόρμα κράτησης και κανόνες προτεραιότητας, το κόστος κινείται στις 11.000€ έως 16.000€, ανάλογα με το πλήθος και την ποικιλία των πόρων που πρέπει να παρακολουθούνται ξεχωριστά.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί το ίδιο σύστημα να διαχειριστεί και αίθουσες και οχήματα και εξοπλισμό μαζί;
Ναι, κάθε τύπος πόρου έχει τη δική του κάρτα και τους δικούς του κανόνες μέσα στο ίδιο σύστημα, με κοινό ημερολόγιο επισκόπησης όπου χρειάζεται συνολική εικόνα. Δεν χρειάζεται ξεχωριστό εργαλείο ανά τύπο πόρου.
Τι γίνεται αν δύο άνθρωποι προσπαθήσουν να κλείσουν τον ίδιο πόρο την ίδια στιγμή;
Η πρώτη κράτηση που επιβεβαιώνεται δεσμεύει τον χρόνο, και η δεύτερη προσπάθεια απορρίπτεται αυτόματα με μήνυμα ότι ο πόρος δεν είναι πλέον διαθέσιμος. Δεν χρειάζεται κανείς να ελέγχει χειροκίνητα για συγκρούσεις.
Μπορούν πελάτες εκτός εταιρείας να κάνουν κράτηση, όπως σε εστιατόριο;
Ναι, μέσω δημόσιας φόρμας κράτησης που δείχνει μόνο τη διαθεσιμότητα, χωρίς πρόσβαση σε εσωτερικά στοιχεία. Η κράτηση συνδέεται αυτόματα με τον σωστό πόρο, όπως τραπέζι κατάλληλης χωρητικότητας.
Συνδέεται με το Google Calendar ή άλλο ημερολόγιο που ήδη χρησιμοποιούμε;
Σε αρκετές περιπτώσεις ναι, μέσω συγχρονισμού, ώστε μια κράτηση να εμφανίζεται και στο προσωπικό ημερολόγιο του εμπλεκόμενου. Το εξετάζουμε στην αρχική καταγραφή ανάλογα με το ημερολόγιο που ήδη χρησιμοποιείτε.
Ποιο είναι το κόστος υποστήριξης μετά την παράδοση;
Από 150€ τον μήνα, χωρίς χρέωση ανά πόρο ή ανά κράτηση. Καλύπτει παρακολούθηση λειτουργίας, αντίγραφα ασφαλείας και μικροδιορθώσεις στους κανόνες κράτησης.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία