App διαχείρισης ακινήτων: μισθώσεις, ενοίκια και συντήρηση ανά ακίνητο
App διαχείρισης ακινήτων με μονάδες, ενοικιαστές, μισθώσεις, είσπραξη ενοικίων, αιτήματα συντήρησης και έξοδα ανά ακίνητο, ώστε η απόδοση κάθε μονάδας να φαίνεται καθαρά.
Το πρόβλημα
Δώδεκα διαμερίσματα σε τρία κτίρια σημαίνουν δώδεκα διαφορετικές ημερομηνίες λήξης μίσθωσης, δώδεκα ποσά ενοικίου με διαφορετικές αναπροσαρμογές, και έναν ιδιοκτήτη που κρατά τα πάντα σε ένα σημειωματάριο ή σε ξεχωριστά αρχεία Excel ανά κτίριο. Όταν ένας ενοικιαστής καθυστερεί την πληρωμή, το πρόβλημα γίνεται αντιληπτό μόνο όταν κάποιος θυμηθεί να ελέγξει τον τραπεζικό λογαριασμό και να τον συγκρίνει χειροκίνητα με το ποιος έπρεπε να έχει πληρώσει. Μια μίσθωση λήγει σε δύο μήνες και κανείς δεν το προσέχει εγκαίρως ώστε να αποφασιστεί ανανέωση, αναπροσαρμογή ή αναζήτηση νέου ενοικιαστή — η ειδοποίηση έρχεται μόνο όταν ο ενοικιαστής τηλεφωνήσει ο ίδιος. Ένα αίτημα συντήρησης — μια βλάβη σε θέρμανση, μια διαρροή — φτάνει με τηλεφώνημα ή μήνυμα και μένει σε προσωπική σημείωση του ιδιοκτήτη, χωρίς να καταγράφεται πότε αναφέρθηκε, πότε επισκευάστηκε και πόσο κόστισε. Στο τέλος της χρονιάς, η ερώτηση «ποιο ακίνητο μου αποδίδει πραγματικά και ποιο απλώς καλύπτει τα έξοδά του» δεν έχει άμεση απάντηση, γιατί τα έσοδα ενοικίων είναι σε ένα αρχείο και τα έξοδα συντήρησης, φόρων και ασφάλισης σε τρία διαφορετικά, χωρίς να έχουν συνδεθεί ποτέ ανά μονάδα.
Τι χτίζουμε
Κάθε ακίνητο καταχωρείται με τις μονάδες του, και κάθε μονάδα με τον τρέχοντα ενοικιαστή της, την ενεργή μίσθωση, το ποσό ενοικίου και την ημερομηνία λήξης — μία οθόνη δείχνει όλες τις μισθώσεις που λήγουν μέσα στο επόμενο τρίμηνο, ώστε η απόφαση για ανανέωση να παίρνεται με χρόνο περιθωρίου, όχι την τελευταία στιγμή. Η είσπραξη ενοικίου καταγράφεται ανά μονάδα και ανά μήνα, με αυτόματη επισήμανση όταν μια πληρωμή καθυστερεί πέρα από τον συνηθισμένο χρόνο, ώστε η καθυστέρηση να φαίνεται αμέσως αντί να ανακαλύπτεται τυχαία. Αιτήματα συντήρησης καταχωρούνται με ημερομηνία αναφοράς, περιγραφή, ανάθεση σε συνεργείο ή τεχνικό, και κόστος επισκευής όταν ολοκληρωθεί — έτσι χτίζεται ιστορικό ανά μονάδα που δείχνει αν ένα διαμέρισμα έχει συστηματικά περισσότερα προβλήματα από τα υπόλοιπα. Τα έξοδα κάθε ακινήτου — φόροι, ασφάλιση, κοινόχρηστα, επισκευές — καταχωρούνται στο ίδιο σύστημα και συγκρίνονται αυτόματα με τα έσοδα ενοικίων της ίδιας περιόδου, οπότε η απόδοση κάθε ακινήτου φαίνεται σε μία οθόνη αντί να υπολογίζεται χειροκίνητα μία φορά τον χρόνο. Έγγραφα μίσθωσης, αποδείξεις πληρωμής και φωτογραφίες κατάστασης μονάδας επισυνάπτονται στην αντίστοιχη καταχώρηση, ώστε να μη χρειάζεται ψάξιμο σε φακέλους όταν χρειαστεί απόδειξη όρου ή κατάστασης. Ο ενοικιαστής μπορεί προαιρετικά να έχει δικό του λογαριασμό για να βλέπει την κατάσταση πληρωμών του και να υποβάλλει αιτήματα συντήρησης απευθείας, χωρίς τηλεφώνημα.
Τι παραδίδουμε
- Καταχώρηση ακινήτων, μονάδων, ενοικιαστών και ενεργών μισθώσεων
- Παρακολούθηση είσπραξης ενοικίου ανά μονάδα με επισήμανση καθυστερήσεων
- Ειδοποίηση για μισθώσεις που πλησιάζουν λήξη, με χρόνο περιθωρίου για απόφαση
- Καταγραφή αιτημάτων συντήρησης με ανάθεση, κόστος και ιστορικό ανά μονάδα
- Σύγκριση εσόδων και εξόδων ανά ακίνητο για μέτρηση πραγματικής απόδοσης
- Προαιρετικός λογαριασμός ενοικιαστή για πληρωμές και αιτήματα συντήρησης
Τεχνολογίες
Χρονοδιάγραμμα
Η καταγραφή των υπαρχόντων ακινήτων, μονάδων και ενεργών μισθώσεων παίρνει μία έως δύο εβδομάδες, ανάλογα με το πόσο οργανωμένα είναι σήμερα τα στοιχεία. Η ανάπτυξη της καταχώρησης, της παρακολούθησης ενοικίων και της συντήρησης χρειάζεται τέσσερις έως έξι εβδομάδες. Ακολουθεί μεταφορά ιστορικών στοιχείων και δοκιμαστική λειτουργία δύο εβδομάδων πριν την πλήρη χρήση.
Ενδεικτικό κόστος
Για διαχείριση έως είκοσι μονάδων με βασική παρακολούθηση ενοικίων και συντήρησης, από 6.500€. Με λογαριασμό ενοικιαστή, σύγκριση εσόδων-εξόδων ανά ακίνητο και μεγαλύτερο αριθμό μονάδων, το κόστος κινείται στις 10.000€ έως 16.000€ — η τιμή εξαρτάται κυρίως από τον αριθμό μονάδων προς μεταφορά και όχι από επιπλέον χρέωση ανά χρήστη.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ο ενοικιαστής να δει ο ίδιος πότε πλήρωσε και πότε λήγει η μίσθωσή του;
Ναι, αν ενεργοποιηθεί ο προαιρετικός λογαριασμός ενοικιαστή, βλέπει την κατάσταση πληρωμών του και τα βασικά στοιχεία της μίσθωσής του, και μπορεί να υποβάλει αίτημα συντήρησης απευθείας μέσα από το σύστημα.
Πώς ειδοποιεί το σύστημα για καθυστερημένη πληρωμή ενοικίου;
Η κατάσταση κάθε μονάδας επισημαίνεται αυτόματα όταν περάσει η αναμενόμενη ημερομηνία πληρωμής χωρίς να έχει καταχωρηθεί είσπραξη, ώστε ο ιδιοκτήτης να το βλέπει σε μία λίστα αντί να ελέγχει τραπεζικό λογαριασμό ανά μονάδα.
Μεταφέρετε το ιστορικό μισθώσεων και εξόδων που έχουμε ήδη σε Excel;
Ναι, στη φάση παράδοσης μεταφέρουμε τα ενεργά στοιχεία μισθώσεων, ενοικίων και εξόδων από τα υπάρχοντα αρχεία, ώστε η σύγκριση εσόδων-εξόδων να είναι διαθέσιμη από την πρώτη μέρα χρήσης.
Μπορεί να διαχειριστεί ακίνητα σε διαφορετικές πόλεις ή με διαφορετικό διαχειριστή το καθένα;
Ναι, κάθε ακίνητο έχει δικά του στοιχεία και μπορεί να οριστεί διαφορετικός υπεύθυνος διαχείρισης ανά ακίνητο ή ομάδα ακινήτων, με δικαιώματα πρόσβασης αντίστοιχα περιορισμένα.
Ποιος κατέχει τα δεδομένα των ακινήτων και των ενοικιαστών;
Ο ιδιοκτήτης ή η διαχειρίστρια εταιρεία, πλήρως, από την παράδοση — repository, βάση δεδομένων και υποδομή. Δεν υπάρχει εξάρτηση από εμάς για να συνεχίσει να λειτουργεί το σύστημα.
Σχετικές υπηρεσίες
Θέλεις να το συζητήσουμε;
Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.
Επικοινωνία