Ας μιλήσουμε

App διαχείρισης συμβάσεων: καμία ανανέωση να μην περνάει απαρατήρητη

App διαχείρισης συμβάσεων με προθεσμίες ανανέωσης, όρους, υποχρεώσεις και υπογραφές σε ένα σημείο, ώστε καμία σύμβαση να μην ανανεώνεται αυτόματα χωρίς να το ξέρετε.

Το πρόβλημα

Μια σύμβαση προμηθευτή ανανεώνεται αυτόματα για ακόμα ένα έτος, γιατί η προθεσμία καταγγελίας ήταν τριάντα μέρες πριν τη λήξη και κανείς δεν την πρόσεξε μέσα στο PDF που ήταν αποθηκευμένο σε φάκελο email τριών ετών πριν. Η επιχείρηση μαθαίνει ότι δεσμεύτηκε ξανά με όρους που ήθελε να αλλάξει, τη στιγμή που φτάνει το επόμενο τιμολόγιο με την παλιά τιμή. Μια σύμβαση μίσθωσης έχει ρήτρα αναπροσαρμογής ενοικίου που κανείς δεν εφάρμοσε έγκαιρα, γιατί κανείς δεν θυμήθηκε να την ξαναδιαβάσει. Μια συμφωνία με πελάτη έχει συγκεκριμένη υποχρέωση παράδοσης που ξέχασε ο υπεύθυνος του έργου, γιατί ο όρος ήταν θαμμένος στη σελίδα δώδεκα ενός εικοσασέλιδου εγγράφου. Όταν χρειάζεται να βρεθεί ποιος υπέγραψε μια συγκεκριμένη σύμβαση και πότε, η απάντηση είναι να ανοιχτούν δεκάδες φάκελοι σε κοινόχρηστο δίσκο, με ονόματα αρχείων που δεν λένε τίποτα για το περιεχόμενο. Οι συμβάσεις υπάρχουν, είναι υπογεγραμμένες και νόμιμα δεσμευτικές — απλώς κανείς δεν τις παρακολουθεί ενεργά, και το κόστος αυτού φαίνεται μόνο όταν μια προθεσμία περάσει.

Τι χτίζουμε

Η αφορμή για αυτού του είδους το έργο είναι σχεδόν πάντα η ίδια: μια αυτόματη ανανέωση που δεν έπρεπε να συμβεί, ή μια προθεσμία που πέρασε χωρίς απόφαση. Η καταχώρηση κάθε σύμβασης κρατά τα στοιχεία που πραγματικά χρειάζονται καθημερινά — με ποιον, τι αντικείμενο, ημερομηνία έναρξης και λήξης, προθεσμία καταγγελίας, και τους βασικούς όρους: τιμή, υποχρεώσεις, ρήτρες αναπροσαρμογής. Το σύστημα ειδοποιεί αυτόματα εβδομάδες πριν τη λήξη ή πριν την προθεσμία καταγγελίας, ώστε η απόφαση για ανανέωση, επαναδιαπραγμάτευση ή τερματισμό να παίρνεται εν γνώσει, όχι να προκύπτει αυτόματα επειδή πέρασε η ημερομηνία. Το ίδιο το έγγραφο, με την υπογεγραμμένη έκδοσή του, επισυνάπτεται στην καταχώρηση, οπότε δεν χρειάζεται πλέον ψάξιμο σε κοινόχρηστο δίσκο για να βρεθεί ποιος υπέγραψε τι — η αναζήτηση γίνεται με το όνομα του αντισυμβαλλόμενου ή τον τύπο σύμβασης, και το αποτέλεσμα είναι άμεσο. Υποχρεώσεις που προκύπτουν από όρους της σύμβασης — μια παράδοση, μια αναφορά, μια πληρωμή σε συγκεκριμένη ημερομηνία — μπορούν να καταχωρηθούν ως ξεχωριστές υπενθυμίσεις, ώστε να μη χρειάζεται κάποιος να ξαναδιαβάζει ολόκληρο το κείμενο για να θυμηθεί τι έχει δεσμευτεί η εταιρεία να κάνει. Μια λίστα επισκόπησης δείχνει όλες τις ενεργές συμβάσεις ταξινομημένες κατά ημερομηνία λήξης, ώστε ο υπεύθυνος να βλέπει με μια ματιά τι πλησιάζει μέσα στο τρίμηνο, αντί να ανακαλύπτει προθεσμίες μία μία, καθεμιά τη στιγμή που περνάει.

Τι παραδίδουμε

Τεχνολογίες

Χρονοδιάγραμμα

Οι πρώτες δύο εβδομάδες καταγράφουν πόσες ενεργές συμβάσεις υπάρχουν σήμερα, πού είναι αποθηκευμένες και ποιοι όροι χρειάζονται ενεργή παρακολούθηση. Ακολουθούν τρεις έως πέντε εβδομάδες ανάπτυξης της καταχώρησης, των ειδοποιήσεων και της λίστας επισκόπησης. Η τελευταία εβδομάδα είναι μεταφορά των υπαρχόντων συμβάσεων στο σύστημα, με προτεραιότητα σε όσες πλησιάζουν λήξη ή ανανέωση.

Ενδεικτικό κόστος

Για καταχώρηση συμβάσεων με βασικές ειδοποιήσεις λήξης, από 6.000€. Για παρακολούθηση υποχρεώσεων ανά όρο, ιστορικό εκδόσεων με παραρτήματα και δικαιώματα πρόσβασης ανά τμήμα, το κόστος κινείται στις 10.000€ έως 15.000€, ανάλογα με τον αριθμό ενεργών συμβάσεων προς μεταφορά.

Συχνές ερωτήσεις

Μεταφέρετε τις υπάρχουσες συμβάσεις μας μέσα στο σύστημα;

Ναι, στη φάση παράδοσης καταχωρούμε τις ενεργές συμβάσεις με τα βασικά στοιχεία τους, ξεκινώντας από όσες πλησιάζουν λήξη ή ανανέωση, ώστε να μην ξεκινάτε από άδεια βάση.

Πόσο νωρίς ειδοποιεί το σύστημα πριν τη λήξη μιας σύμβασης;

Ο χρόνος ειδοποίησης ορίζεται ανά σύμβαση ή ανά τύπο σύμβασης — συνήθως τριάντα έως ενενήντα μέρες πριν, ανάλογα με την προθεσμία καταγγελίας που προβλέπει η ίδια η σύμβαση.

Το σύστημα καλύπτει και νομικές συμβουλές ή έλεγχο όρων;

Όχι, το σύστημα καταγράφει τι προβλέπει η σύμβαση και ειδοποιεί πριν τις προθεσμίες — δεν αντικαθιστά νομική συμβουλή. Είναι το εργαλείο που εξασφαλίζει ότι μια προθεσμία δεν θα περάσει απαρατήρητη, όχι κρίση επί των όρων.

Μπορεί να συνδεθεί με το λογιστικό σύστημα για πληρωμές που προκύπτουν από συμβάσεις;

Σε αρκετές περιπτώσεις ναι, μέσω API ή προγραμματισμένου συγχρονισμού. Το εξετάζουμε στην αρχική καταγραφή, ανάλογα με το λογιστικό σύστημα που χρησιμοποιείτε σήμερα.

Ποιος κατέχει τα δεδομένα και τον κώδικα της εφαρμογής;

Εσείς, πλήρως. Παραδίδουμε repository, βάση δεδομένων και πρόσβαση στην υποδομή με το κλείσιμο του έργου, χωρίς εξάρτηση από εμάς για τη συνέχεια.

Σχετικές υπηρεσίες

Θέλεις να το συζητήσουμε;

Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.

Επικοινωνία