App διαχείρισης εγγράφων: η σωστή έκδοση, εύκολα, με έγκριση καταγεγραμμένη

App διαχείρισης εγγράφων που δείχνει ποια έκδοση ισχύει, ποιος την ενέκρινε και πότε λήγει, ώστε κανείς να μη δουλεύει πάνω σε παλιό αρχείο κατά λάθος.

Το πρόβλημα

Στο τέλος του έργου, αυτό που παραδίδεται δεν είναι μόνο μια εφαρμογή — είναι το να μπορεί κάποιος να βρει σε δέκα δευτερόλεπτα ποια είναι η τρέχουσα, εγκεκριμένη έκδοση ενός εγγράφου, χωρίς να ρωτήσει κανέναν. Σήμερα αυτό δεν συμβαίνει. Ένα αρχείο ονομάζεται «Προδιαγραφή_τελικό.docx», μετά «Προδιαγραφή_τελικό_v2.docx», μετά «Προδιαγραφή_ΤΕΛΙΚΟ_ΝΕΟ.docx», και κανείς δεν είναι σίγουρος ποιο απ' αυτά χρησιμοποιεί σήμερα ο συνάδελφος στο διπλανό γραφείο. Ένα έγγραφο στέλνεται για έγκριση με email, ο προϊστάμενος απαντά «ok» σε ένα μήνυμα που θάβεται μέσα σε άλλα εκατό, και έξι μήνες μετά κανείς δεν μπορεί να βρει πού ακριβώς εγκρίθηκε. Μια πιστοποίηση προμηθευτή ή μια άδεια λειτουργίας έχει ημερομηνία λήξης που κανείς δεν παρακολουθεί, και ανακαλύπτεται ότι έχει λήξει τη στιγμή που κάποιος τη ζητά — συνήθως στη χειρότερη δυνατή στιγμή, σε επιθεώρηση ή σε αίτημα πελάτη. Ένας νέος υπάλληλος ψάχνει «πού είναι η διαδικασία παραλαβής εμπορευμάτων» και βρίσκει τρία διαφορετικά αρχεία σε τρεις διαφορετικούς κοινόχρηστους φακέλους, καθένα ελαφρώς διαφορετικό από τα άλλα, χωρίς κανένα να λέει ποιο ισχύει.

Τι χτίζουμε

Αυτό που παραλαμβάνει η ομάδα σου στο τέλος δεν είναι απλώς περισσότερος χώρος αποθήκευσης — είναι ένας φάκελος ανά έγγραφο με πλήρες ιστορικό εκδόσεων, ποιος το ανέβασε, πότε, τι άλλαξε από την προηγούμενη έκδοση, με μόνο μία έκδοση επισημασμένη ως τρέχουσα και ισχύουσα. Όποιος ανοίξει το έγγραφο βλέπει αυτή την έκδοση πρώτα, χωρίς κίνδυνο να δουλέψει κατά λάθος πάνω στην παλιά. Μια νέα έκδοση μπορεί να απαιτεί έγκριση πριν γίνει η τρέχουσα — ο εγκριτής λαμβάνει ειδοποίηση, την εξετάζει και εγκρίνει ή απορρίπτει μέσα στο σύστημα, με την απόφασή του καταγεγραμμένη μόνιμα δίπλα στο έγγραφο, όχι θαμμένη σε email. Έγγραφα με ημερομηνία λήξης — πιστοποιητικά, άδειες, συμφωνίες προμηθευτών — παρακολουθούνται αυτόματα, και το σύστημα ειδοποιεί εβδομάδες πριν τη λήξη, ώστε η ανανέωση να προλαβαίνει, όχι να ανακαλύπτεται μετά. Η αναζήτηση δουλεύει πάνω σε τίτλο, κατηγορία και περιεχόμενο, οπότε ο νέος υπάλληλος που ψάχνει μια διαδικασία βρίσκει ένα αποτέλεσμα, το σωστό, όχι τρία αντικρουόμενα. Κάθε φάκελος οργανώνεται σε κατηγορίες — διαδικασίες, συμβάσεις, πιστοποιητικά, τεχνικά σχέδια — με δικαιώματα πρόσβασης ανά ρόλο, ώστε ευαίσθητα έγγραφα να τα βλέπει μόνο όποιος πρέπει, ενώ οι κοινές διαδικασίες μένουν ανοιχτές σε όλη την ομάδα.

Τι παραδίδουμε

• Φάκελος ανά έγγραφο με πλήρες ιστορικό εκδόσεων και σαφή τρέχουσα έκδοση
• Ροή έγκρισης νέας έκδοσης με καταγεγραμμένη απόφαση εγκριτή
• Αυτόματη ειδοποίηση πριν τη λήξη εγγράφων με ημερομηνία ισχύος
• Αναζήτηση σε τίτλο, κατηγορία και περιεχόμενο εγγράφων
• Δικαιώματα πρόσβασης ανά ρόλο και κατηγορία εγγράφου
• Μεταφορά υπαρχόντων εγγράφων από κοινόχρηστους φακέλους στη νέα δομή

Τεχνολογίες

• Next.js
• TypeScript
• PostgreSQL / αποθήκευση αρχείων
• Vercel
• n8n

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικές υπηρεσίες

• App διαχείρισης πελατών: ο φάκελος του πελάτη, όχι το χωνί πωλήσεωνApp διαχείρισης πελατών με ιστορικό, επαφές, έγγραφα και συμφωνίες σε έναν φάκελο ανά πελάτη, ώστε κάθε τμήμα να βλέπει τα ίδια στοιχεία, όχι το δικό του απόσπασμα.
• App εγκρίσεων: μία οθόνη με ουρά, ιστορικό και έγκριση από το κινητόApp εγκρίσεων με δική της οθόνη σύνδεσης: ουρά αιτημάτων, πλήρες ιστορικό αποφάσεων, ανάθεση αναπληρωτή και έγκριση από κινητό — όχι κανόνας πίσω από το email.
• App διαχείρισης συμβάσεων: καμία ανανέωση να μην περνάει απαρατήρητηApp διαχείρισης συμβάσεων με προθεσμίες ανανέωσης, όρους, υποχρεώσεις και υπογραφές σε ένα σημείο, ώστε καμία σύμβαση να μην ανανεώνεται αυτόματα χωρίς να το ξέρετε.