Ας μιλήσουμε

App παραγγελιών: μία λίστα από το τηλέφωνο μέχρι την παράδοση

App παραγγελιών που μαζεύει τηλέφωνο, email και web σε μία λίστα με κατάσταση ανά παραγγελία, ώστε καμία να μη μένει ξεχασμένη ανάμεσα σε δύο κανάλια.

Το πρόβλημα

Μια παραγγελία φτάνει τηλεφωνικά και γράφεται σε χαρτί δίπλα στο τηλέφωνο. Μια δεύτερη φτάνει με email και μένει στα εισερχόμενα μέχρι κάποιος να τη δει. Μια τρίτη έρχεται από τη φόρμα του site και πέφτει σε ξεχωριστό πίνακα ελέγχου που ελέγχεται μία φορά την ημέρα. Τρία κανάλια, τρεις τόποι αποθήκευσης, καμία κοινή εικόνα του τι περιμένει να ετοιμαστεί σήμερα. Ο υπάλληλος που παραλαμβάνει το τηλεφώνημα δεν βλέπει αν το ίδιο προϊόν έχει ήδη δεσμευτεί από παραγγελία που μπήκε μέσω email πριν από μία ώρα. Μια παραγγελία επιβεβαιώνεται στον πελάτη προφορικά, αλλά κανείς στην αποθήκη δεν τη βλέπει γραμμένη πουθενά μέχρι να ρωτήσει ο πελάτης πού είναι το πράγμα του. Στο τέλος της ημέρας, το χαρτί δίπλα στο τηλέφωνο έχει τρεις γραμμές σβησμένες με στυλό, το email έχει απαντηθεί ή όχι κανείς δεν είναι σίγουρος, και η φόρμα του site δείχνει παραγγελίες που ίσως έχουν ήδη ετοιμαστεί ή ίσως όχι. Ο πελάτης που ρωτάει «πού είναι η παραγγελία μου» παίρνει διαφορετική απάντηση ανάλογα με το ποιον ρώτησε στο τηλέφωνο, γιατί ο καθένας βλέπει μόνο το δικό του κανάλι.

Τι χτίζουμε

Η οθόνη που βλέπει σήμερα η ομάδα δείχνει μία λίστα, όχι τρεις: πελάτης, είδη, ποσότητα, ημερομηνία παράδοσης, κατάσταση — ό,τι κανάλι κι αν έφερε την παραγγελία. Το τηλεφωνικό αίτημα καταχωρείται απευθείας από τον υπάλληλο μέσα στο σύστημα την ώρα του τηλεφωνήματος, το email συνδέεται ώστε νέο μήνυμα παραγγελίας να δημιουργεί αυτόματα εγγραφή προς επιβεβαίωση, και η φόρμα του site γράφει κατευθείαν στην ίδια βάση χωρίς ενδιάμεσο βήμα. Κάθε παραγγελία περνά από σαφή στάδια — παραλήφθηκε, επιβεβαιώθηκε, ετοιμάζεται, παραδόθηκε — και όποιος κοιτάξει τη λίστα βλέπει αμέσως πού βρίσκεται καθεμιά, χωρίς να ρωτήσει κανέναν. Όταν δύο παραγγελίες ζητούν το ίδιο περιορισμένο απόθεμα, το σύστημα το δείχνει τη στιγμή της καταχώρησης, όχι αφού έχει ήδη υποσχεθεί ο υπάλληλος κάτι που δεν υπάρχει. Ο πελάτης που τηλεφωνεί για να ρωτήσει πού είναι η παραγγελία του παίρνει την ίδια απάντηση όποιον κι αν βρει, γιατί η απάντηση δεν είναι στο κεφάλι κάποιου συγκεκριμένου αλλά στην οθόνη μπροστά του. Η αποθήκη βλέπει τη δική της λίστα φιλτραρισμένη σε ό,τι πρέπει να ετοιμαστεί σήμερα, χωρίς να χρειάζεται να διαβάσει ολόκληρο το ιστορικό. Ειδοποιήσεις προς τον πελάτη — παραλαβή, ετοιμότητα, παράδοση — μπορούν να φεύγουν αυτόματα σε κάθε αλλαγή κατάστασης, έτσι ώστε να μη χρειάζεται κανείς να θυμάται ποιον έπρεπε να ενημερώσει.

Τι παραδίδουμε

Τεχνολογίες

Χρονοδιάγραμμα

Την πρώτη εβδομάδα καταγράφουμε πόσες παραγγελίες μπαίνουν ανά κανάλι και πού κολλάνε σήμερα. Στις επόμενες τέσσερις έως πέντε εβδομάδες χτίζεται η ενιαία λίστα, οι συνδέσεις με email και φόρμα, και τα στάδια κατάστασης. Οι τελευταίες δύο εβδομάδες η ομάδα δουλεύει παράλληλα με τη σημερινή μέθοδο, μέχρι να επιβεβαιωθεί ότι καμία παραγγελία δεν χάνεται ανάμεσα σε κανάλια.

Ενδεικτικό κόστος

Για ένα μόνο κανάλι, π.χ. μόνο τηλεφωνικές παραγγελίες με βασική λίστα κατάστασης, από 6.500€. Για τρία συνδεδεμένα κανάλια με αυτόματη σύνδεση email και φόρμας, έλεγχο διαθεσιμότητας και ειδοποιήσεις πελάτη, το κόστος κινείται στις 12.000€ έως 18.000€, ανάλογα με το πόσα συστήματα πρέπει να συνδεθούν.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί να συνδεθεί με το ταμειακό ή το λογιστικό μας σύστημα;

Στις περισσότερες περιπτώσεις ναι, μέσω API ή προγραμματισμένου συγχρονισμού, ώστε η παραγγελία να μη χρειάζεται δεύτερη καταχώρηση για το τιμολόγιο. Το ελέγχουμε στην αρχική καταγραφή, γιατί κάποια παλαιότερα συστήματα δεν εκθέτουν API.

Τι γίνεται με παραγγελίες που έρχονται εκτός ωραρίου;

Η φόρμα του site και το email δουλεύουν συνέχεια, οπότε η παραγγελία καταχωρείται αυτόματα ό,τι ώρα κι αν έρθει, με κατάσταση «παραλήφθηκε» έτοιμη προς επιβεβαίωση το επόμενο πρωί.

Πόσο κοστίζει η υποστήριξη μετά την παράδοση;

Από 150€ τον μήνα, χωρίς χρέωση ανά χρήστη ή ανά παραγγελία. Καλύπτει παρακολούθηση λειτουργίας, αντίγραφα ασφαλείας και μικροδιορθώσεις στις ροές κατάστασης.

Ποιος κατέχει τον κώδικα και τα δεδομένα;

Εσείς. Παραδίδουμε repository, βάση δεδομένων και πρόσβαση στην υποδομή με το κλείσιμο του έργου, χωρίς εξάρτηση από εμάς για να συνεχίσετε τη χρήση.

Χρειάζεται εκπαίδευση η ομάδα για να το χρησιμοποιήσει;

Η λίστα παραγγελιών έχει την ίδια λογική με ό,τι ήδη κάνει η ομάδα σήμερα — καταχώρηση, στάδιο, ενημέρωση πελάτη — οπότε η εκπαίδευση κρατάει συνήθως μία μόνο συνεδρία, με τεκμηρίωση στα ελληνικά για μετά.

Σχετικές υπηρεσίες

Θέλεις να το συζητήσουμε;

Στείλε μας τι προσπαθείς να λύσεις και απαντάμε με συγκεκριμένη πρόταση.

Επικοινωνία